Wat ligt er op straat als een tablet van de buitendienst zoekraakt?
Een gerechtsdeurwaarderskantoor werkt met vertrouwelijke dossiers, geld van derden en medewerkers die veel onderweg zijn. Met de +Z Checkup zie je hoe je IT dat ondersteunt, en waar het eerst beter moet.
Even eerlijk
- Hoeveel mensen kunnen geld van de derdengeldenrekening overmaken?
- Wie kan in de registers en koppelingen van je kantoor zoeken?
- Kennen je medewerkers hun geheimhouding, ook bij foto's van een beslag?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dossiers, onderweg en derdengelden
In je kantoorsoftware staan dossiers met vonnissen, beslagen, inkomensgegevens en adressen. Je werkt met registers en koppelingen naar andere partijen. Wie daar toegang toe heeft, kan veel over mensen te weten komen.
Medewerkers gaan op pad met een laptop, tablet of telefoon. Ze maken foto's bij een beslag en noteren gegevens ter plekke. Een verloren tablet is dan een dossier op straat.
Je ontvangt geld voor opdrachtgevers op een derdengeldenrekening. Oplichters proberen dat geld te onderscheppen met valse mails over rekeningnummers. Ook mensen zelf worden benaderd met nepberichten in naam van een deurwaarder.
Geheimhouding, toezicht en je beroepsorganisatie
- Geheimhouding. Volgens de Gerechtsdeurwaardersverordening houd je gegevens geheim die je bij je werk krijgt en waarvan je weet of kunt vermoeden dat ze vertrouwelijk zijn. Zorg dat je medewerkers die geheimhouding ook kennen en naleven. Je IT moet die afscherming volgen. Bron: Gerechtsdeurwaardersverordening (KBvG).
- Derdengelden en toezicht. Geld van derden houd je apart op een bijzondere rekening. Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) houdt toezicht op je financiële administratie. Zorg dat die administratie altijd beschikbaar en volledig is. Bron: Gerechtsdeurwaarderswet.
- KBvG. De Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG) stelt de beroepsregels op en geeft informatie over het vak. Bron: KBvG.
Drie eerste stappen voor je kantoor
Beveilig de apparaten die op pad gaan
Laptops, tablets en telefoons voor de buitendienst zijn versleuteld, hebben een pincode en zijn op afstand te wissen. Leg vast wat een medewerker doet als hij er een kwijtraakt.
Vier ogen op de derdengeldenrekening
Laat betalingen van de derdengeldenrekening en wijzigingen van rekeningnummers altijd door een tweede persoon goedkeuren.
Houd bij wie welke toegang heeft
Maak een lijst van wie bij welke registers, koppelingen en dossiers kan. Kijk die elk halfjaar na, en zet toegang direct uit bij vertrek.
Hoe de Checkup rekening houdt met je kantoor
Als branche kies je Juridisch (advocatuur, notariaat), en dan Ander juridisch kantoor. Je kantoorsoftware, de registers en koppelingen die je gebruikt, je bankomgeving en je mail vink je aan of voeg je toe. De Checkup weet dan dat je met een geheimhoudingsplicht werkt.
Bij apparaten vraagt de Checkup of iemand snel weer kan werken na verlies of diefstal. Over betalingen vraagt hij of een tweede persoon ze goedkeurt. Bij informatie kijkt hij wie bij gevoelige dossiers kan en of dat wordt vastgelegd.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je gerechtsdeurwaarderskantoor, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Onze software komt van een leverancier voor deurwaarders. Wat moeten we zelf doen?
De leverancier regelt de software. Jij regelt wie er inlogt, met welke rechten, en hoe de apparaten van je buitendienst zijn beveiligd. Vraag ook hoe je een kopie van je gegevens krijgt.
Mensen krijgen nepberichten in onze naam. Kunnen we daar iets aan doen?
Beveilig je maildomein, zodat mail in jouw naam vaker wordt tegengehouden. Zet een waarschuwing op je website en zeg hoe mensen een bericht van jullie kunnen controleren.
Geldt de geheimhouding ook voor onze IT-leverancier?
Je leverancier kan bij je gegevens. Leg in een verwerkersovereenkomst vast dat hij geheimhouding betracht en alleen doet wat nodig is.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een gerechtsdeurwaarderskantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen gerechtsdeurwaarderskantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van schuldenaren en opdrachtgevers, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Incassobureau · Advocatenkantoor · Notariskantoor · alle 187 branches
Lees ook:
De tweede inlogstap