Betaal je de huur van je cliënten op tijd als je pakket uitvalt?
Een bewindvoerder doet betalingen namens cliënten, heeft hun BSN en kent hun schulden. Met de +Z Checkup zie je hoe je die verantwoordelijkheid in je IT goed regelt.
Even eerlijk
- Hoe weet je cliënt dat een bericht van 'zijn bewindvoerder' van jou komt?
- Stuur je informatie over de gezondheid van cliënten per gewone mail?
- Kun je de kantonrechter morgen een volledige administratie laten zien?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Beheerrekeningen, betalingen en verantwoording
Je doet elke week betalingen vanaf de beheerrekeningen van cliënten: huur, energie, leefgeld en afbetalingen. Dat gaat via de bank, vaak met een pakket voor bewindvoering dat de rekeningen en de administratie bij elkaar brengt.
In je dossiers staan BSN's, inkomens, schulden, uitkeringen en soms informatie over gezondheid of zorg. Je hebt contact met schuldeisers, gemeenten en zorgverleners. Veel daarvan gaat per mail.
Je cliënten zijn vaak kwetsbaar. Oplichters weten dat, en proberen via nepberichten bij hun geld te komen, of doen zich voor als bewindvoerder of als bank.
Kwaliteitseisen, de kantonrechter en gevoelige gegevens
- Kwaliteitseisen. Voor beschermingsbewindvoerders gelden de eisen uit het Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermingsbewindvoerders en mentoren. Je legt elk jaar rekening en verantwoording af aan de kantonrechter. Daarvoor moet je administratie volledig zijn en altijd op te vragen. Bron: Besluit kwaliteitseisen curatoren, beschermingsbewindvoerders en mentoren.
- BSN en gezondheid (AVG). Je gebruikt het BSN voor zaken met de overheid en zorg. Informatie over gezondheid valt onder de bijzondere persoonsgegevens. Laat alleen medewerkers die het nodig hebben bij een dossier, en stuur zulke gegevens niet onbeveiligd per mail. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, identificatie en BSN.
- Aegis. Aegis is de branchevereniging voor bewindvoerders, mentoren, curatoren en inkomensbeheerders. Bron: Aegis.
Drie eerste stappen voor je bewindvoerderskantoor
Vier ogen op betalingen
Laat grote of afwijkende betalingen vanaf beheerrekeningen, en elke wijziging van een rekeningnummer, door een tweede persoon goedkeuren.
Tweede inlogstap op bank en pakket
Zet een tweede inlogstap op je bankomgeving, je pakket voor bewindvoering en je mail. Daar komt het geld van al je cliënten samen.
Een plan voor als je pakket of bank uitvalt
Leg vast hoe je de huur en het leefgeld van cliënten toch op tijd betaalt als je pakket of de bankkoppeling een paar dagen niet werkt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je bewindvoerderskantoor
Voor een bewindvoerderskantoor is de branche Zakelijke dienstverlening, met daaronder Iets anders in zakelijke dienstverlening. Je pakket voor bewindvoering, je bankomgeving, je mail en een portaal voor cliënten vink je aan of voeg je toe. Bij elk systeem vraagt de Checkup naar een tweede inlogstap.
Over betalingen vraagt de Checkup of een tweede persoon ze goedkeurt en hoe je een verzoek om anders te betalen controleert. Bij privacy geef je aan dat je BSN's en gegevens over gezondheid hebt. Bij de vraag welke systemen je niet kunt missen, tellen de betalingen voor cliënten zwaar.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bewindvoerderskantoor, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik ben budgetcoach, geen bewindvoerder. Past deze pagina ook?
Ja. Je hebt geen toezicht van de kantonrechter, maar wel gevoelige financiële gegevens en soms toegang tot rekeningen. De stappen over tweede inlogstap en betalingen gelden net zo.
Een cliënt geeft me zijn DigiD om dingen te regelen. Mag dat?
Nee, DigiD is persoonlijk. Er zijn manieren om iemand te machtigen, zoals DigiD Machtigen. Gebruik die.
Wat als mijn pakket voor bewindvoering stopt?
Vraag hoe je een volledige export krijgt, ook van oude jaren voor de verantwoording. Leg dat vast voordat je het nodig hebt.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bewindvoerderskantoor of budgetcoaching, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bewindvoerderskantoor of budgetcoaching? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cliënten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Incassobureau · Salarisadministratiekantoor · Administratiekantoor · alle 187 branches