Hoeveel loonstroken en paspoorten van klanten staan er in je mail?
Een hypotheekadviseur verzamelt bijna alles over iemands financiële leven, en stuurt dat door naar geldverstrekkers. Met de +Z Checkup zie je hoe je die gegevens veilig ophaalt, bewaart en weer opruimt.
Even eerlijk
- Heeft een klant je weleens zijn DigiD gegeven om zelf in te loggen?
- Wie kan in je adviespakket zien wat al je klanten verdienen?
- Wat doet je klant als hij vlak voor de overdracht een mail met een ander rekeningnummer krijgt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Loonstroken, brondata en aanvragen
Voor een advies heb je loonstroken, een werkgeversverklaring, een overzicht van pensioen en schulden, en een kopie van het identiteitsbewijs. Steeds vaker haalt de klant die gegevens zelf op bij de overheid met een app als Ockto, en deelt ze met jou. Dat is beter dan een stapel pdf's in de mail.
De aanvraag gaat via HDN, het netwerk waarmee adviseurs en geldverstrekkers hypotheekgegevens uitwisselen, vanuit je adviespakket. Wie in dat pakket kan, kan aanvragen doen en zien wat klanten verdienen.
Rond de overdracht gaat er veel geld rond tussen klant, notaris en geldverstrekker. Oplichters sturen dan valse mails met een ander rekeningnummer, aan de klant of aan je kantoor.
Wft, BSN en het bewaren van stukken
- Wft. Voor advies over en bemiddeling in hypotheken heb je een vergunning van de AFM nodig, en je adviseurs zijn vakbekwaam. Je moet je advies kunnen onderbouwen met het dossier. Dat dossier moet dus volledig en terug te vinden zijn. Bron: Wet op het financieel toezicht.
- Het BSN en identiteitsbewijzen. Het BSN mag je alleen gebruiken als de wet dat toestaat. Vraag alleen om een kopie van een identiteitsbewijs als je daartoe verplicht bent, en stuur kopieën niet onbeveiligd rond. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, identificatie en BSN.
- Nooit de DigiD van een klant. DigiD is persoonlijk. Laat een klant nooit zijn DigiD-gegevens aan je geven om zelf in te loggen. Gebruik een app waarmee de klant zelf de gegevens ophaalt en deelt. Bron: DigiD.
Drie eerste stappen voor je hypotheekadvieskantoor
Laat stukken niet meer mailen
Laat klanten documenten uploaden in een beveiligd portaal of gegevens ophalen met een app voor brondata, in plaats van loonstroken en paspoorten te mailen.
Tweede inlogstap op je adviespakket
Zet een tweede inlogstap op je adviespakket, je klantportaal en je mail. Daar staan de inkomens en BSN's van al je klanten.
Waarschuw klanten voor valse betaalmails
Vertel klanten bij de start dat jij nooit per mail om een ander rekeningnummer vraagt, en dat ze bij twijfel bellen. Doe intern hetzelfde: bel na bij elk nieuw rekeningnummer.
Hoe de Checkup rekening houdt met je hypotheekadvieskantoor
Je kiest als branche Financieel advies of verzekeringen. Je adviespakket, je klantportaal, de app voor brondata en je mail vink je aan of voeg je toe. Per systeem vraagt de Checkup op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Bij privacy geef je aan dat je BSN's, kopieën van identiteitsbewijzen en inkomensgegevens hebt. De Checkup vraagt dan naar bewaartermijnen en naar je afspraken met leveranciers. Ook de controle van betaalverzoeken en je Wft-diploma's komen terug.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je hypotheekadvieskantoor, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Hoe lang moet ik hypotheekdossiers bewaren?
Zo lang als nodig om je advies te kunnen onderbouwen en volgens de bewaartermijnen die voor jou gelden. Spreek een termijn af en ruim daarna op, ook kopieën in je mail.
Een klant wil zijn DigiD aan mij geven, omdat dat sneller is. Wat doe ik?
Weiger dat, ook als het goed bedoeld is. DigiD is persoonlijk. Laat de klant de gegevens zelf ophalen, bijvoorbeeld met een app voor brondata.
Ik ben aangesloten bij een franchiseformule. Regelt die mijn IT?
Vaak regelt de formule het adviespakket. Je eigen laptop, je mail, je telefoon en de manier waarop je stukken ontvangt, regel je meestal zelf.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een hypotheekadvieskantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen hypotheekadvieskantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Financieel advies en verzekeringen · Taxateur · Notariskantoor · alle 187 branches