Mis je de orders van morgen als de EDI vannacht uitvalt?
Je orders komen 's nachts binnen, je vrachtwagens rijden vroeg, en je afnemer wil elke partij kunnen volgen. Met de +Z Checkup zorg je dat je systemen dat tempo aankunnen.
Even eerlijk
- Wat merk je als een buitenlandse kweker een factuur stuurt die net iets anders is?
- Kan één persoon in je bedrijf in z'n eentje een grote betaling doen?
- Kun je je handelsgegevens meenemen als je overstapt naar andere software?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Orders, koppelingen en partijen
Een groothandel in groente en fruit werkt met smalle marges en verse producten. Orders komen via mail, een webportaal of een directe koppeling met supermarkten (EDI). Een handelsprogramma koppelt inkoop aan verkoop, partij voor partij, met barcodes volgens GS1.
Koelcellen hebben sensoren en alarmen. Je planning stuurt eigen wagens of vervoerders aan. Inkoop gaat vaak over de grens, met grote bedragen en betalingen aan buitenlandse leveranciers.
Valt een EDI-koppeling 's nachts uit, dan mis je orders voor de volgende ochtend. Krijg je een valse factuur met een nieuw rekeningnummer van een buitenlandse kweker, dan is dat geld vaak weg.
Traceerbaarheid, certificaten en de Cyberbeveiligingswet
- Traceerbaarheid. Voor levensmiddelen moet je weten van wie je elke partij kocht en aan wie je hem leverde. Je handelsprogramma is daarvoor je geheugen.
- Certificaten van afnemers. Veel afnemers vragen een certificaat voor voedselveiligheid. Bij een audit laat je registraties zien, dus die moeten compleet zijn. De branchevereniging is GroentenFruit Huis. Bron: GroentenFruit Huis.
- Cyberbeveiligingswet. Groothandel in levensmiddelen staat in de wet. Vanaf 50 medewerkers, of met een jaaromzet én balanstotaal boven €10 miljoen, kan hij voor je gelden. Bron: NCSC: valt mijn organisatie onder de Cyberbeveiligingswet?.
Drie eerste stappen voor je groothandel
Laat een tweede persoon grote betalingen goedkeuren
Betalingen aan leveranciers boven een vast bedrag keurt een tweede persoon goed. Een nieuw rekeningnummer controleer je met een telefoontje naar een bekend nummer.
Schrijf op wat je doet als de EDI uitvalt
Wie bel je bij je leverancier, hoe krijg je de orders van vannacht binnen, en hoe laat je de afnemer weten dat het later wordt? Zet het op één A4.
Spreek met je softwareleverancier af hoe je eruit komt
Kun je je gegevens meenemen als je overstapt of als de leverancier stopt? Leg dat vast in je contract.
Hoe de Checkup rekening houdt met je groothandel
Ook als groothandel kies je de branche Voedsel en landbouw. Je handelsprogramma, je EDI-koppelingen en je temperatuurbewaking voeg je toe als systemen. Per systeem vraagt de Checkup hoe lang je zonder kunt. Een koppeling die 's nachts orders binnenhaalt, telt zwaar mee.
Voor inkoop over de grens vraagt de Checkup hoe je een afwijkend betaalverzoek controleert, en of een collega grote betalingen goedkeurt. Werken er 16 mensen of meer, dan stelt de Checkup vragen over de wet, je omzet en je balanstotaal.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je groothandel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Valt mijn groothandel onder de Cyberbeveiligingswet?
Groothandel in voedsel staat in de wet. Of hij voor jou geldt, hangt af van je grootte. De NIS2-zelfevaluatie geeft je een eerste antwoord, en de Checkup stelt er korte vragen over.
Een supermarkt stuurt een vragenlijst over beveiliging. Wat nu?
Je plan laat zien wat je al geregeld hebt en wat je eerst aanpakt. De Checkup vraagt of klanten al naar je beveiliging vroegen, en houdt daar rekening mee.
We werken met veel buitenlandse leveranciers. Hoe voorkom ik valse facturen?
Bel bij een nieuw rekeningnummer altijd via een nummer dat je al had, en laat grote betalingen door een tweede persoon goedkeuren. Dat zijn twee stappen die de Checkup voorstelt.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een groothandel in groente en fruit, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen groothandel in groente en fruit? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en leveranciers, en het geeft de eigenaar rust.