Wie heeft de gastenlijst met dieetwensen na het evenement nog?
Een evenementenbureau werkt met lijsten van gasten van je klanten, met veel leveranciers en met een vaste datum. Met de +Z Checkup zie je hoe je die gegevens netjes regelt en wat je doet als er iets uitvalt.
Even eerlijk
- Staat er een rij bij de deur als het wifi van de locatie uitvalt?
- Krijgt de beveiliging ook de allergieën van je gasten te zien?
- Bel je de locatie als er een nieuw rekeningnummer voor de aanbetaling komt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Registraties, badges en leveranciers
Gasten melden zich aan via een registratietool of een formulier. Daar vraag je naam, bedrijf, mailadres en soms dieetwensen, allergieën of hulp bij toegankelijkheid. Die lijst deel je met de locatie, de cateraar en de beveiliging.
Op de dag zelf print je badges, scan je QR-codes bij de ingang en werk je op wifi van de locatie. Valt het internet uit, dan staat er een rij bij de deur. Een offline lijst of een reservenetwerk is dan geen luxe.
Je betaalt aanbetalingen aan locaties, hotels en leveranciers. Oplichters sturen in drukke weken een mail die van een vaste locatie lijkt te komen, met een nieuw rekeningnummer voor de aanbetaling.
Gegevens van gasten, verwerkersrol en je branchevereniging
- Je bent vaak verwerker (AVG). Organiseer je een evenement voor een klant, dan verwerk je de gegevens van zijn gasten in zijn opdracht. Je sluit dan een verwerkersovereenkomst, en maakt afspraken met de leveranciers die de lijst krijgen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, verantwoordelijke en verwerker.
- Dieetwensen en toegankelijkheid. Een allergie of een hulpvraag zegt iets over iemands gezondheid. Vraag alleen wat nodig is, deel het alleen met wie het nodig heeft, zoals de cateraar, en ruim het na het evenement op. Bron: AVG, artikel 9 (bijzondere persoonsgegevens).
- CLC-VECTA. CLC-VECTA is de branchevereniging voor bedrijven in beurzen, congressen en evenementen, met onder meer een juridische helpdesk. Bron: CLC-VECTA.
Drie eerste stappen voor je evenementenbureau
Deel de gastenlijst alleen in delen
Geef de cateraar alleen de dieetwensen, en de beveiliging alleen de namen. Deel de lijst via een beveiligde link en ruim hem na het evenement op.
Controleer een nieuw rekeningnummer met een telefoontje
Krijg je van een locatie of leverancier een ander rekeningnummer voor een aanbetaling? Bel eerst het nummer dat je al kende.
Een plan voor als het internet wegvalt
Zorg op de dag zelf voor een offline gastenlijst en een reserve-internetverbinding, zoals een mobiele router. Leg vast wie wat doet.
Waar de Checkup op let bij een evenementenbureau
Als branche kies je Horeca en recreatie, en dan Recreatie of evenementen, of Zakelijke dienstverlening als je vooral voor bedrijven werkt. Je registratietool, je planning, je opslag en je mail vink je aan of voeg je toe.
Bij privacy geef je aan welke gegevens van gasten je hebt, zoals dieetwensen. De Checkup vraagt hoe lang je die bewaart en of je afspraken hebt met leveranciers. Over betalingen vraagt hij hoe je een verzoek om anders te betalen controleert.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je evenementenbureau, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
De klant stuurt me een lijst met gasten. Wie is verantwoordelijk?
Meestal is de klant verantwoordelijk en ben jij verwerker. Leg dat vast in een verwerkersovereenkomst, ook voor de leveranciers die de lijst krijgen.
Mogen we foto's van het evenement op onze site zetten?
Laat gasten bij de aanmelding weten dat er gefotografeerd wordt, en geef ze een manier om dat niet te willen. Vraag toestemming voor foto's waarop iemand duidelijk in beeld is.
Hoe lang mag ik een gastenlijst bewaren?
Zo lang als je hem nodig hebt voor het evenement en de nazorg. Spreek een termijn af met je klant en ruim de lijst daarna op.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een evenementenbureau, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen evenementenbureau? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en hun gasten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Fotograaf en videomaker · Hotel, B&B en camping · Restaurant en café · alle 187 branches
Lees ook:
Nepmail en betaalfraude: zou jij die valse factuur herkennen?