Kan iemand anders aangiftes doen onder jouw naam?
Als douane-agent doe je aangiftes namens anderen, en soms sta je er zelf garant voor. Met de +Z Checkup breng je je aangiftesoftware, accounts en gegevens op orde.
Even eerlijk
- Hoe lang kan lading wachten als je aangiftesoftware een middag uitvalt?
- Kun je zien wie welke aangifte heeft verstuurd?
- Als je softwareleverancier stopt, hoe kom je dan bij je oude aangiftes?
- Wie kan de facturen en vergunningen van je klanten inzien?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Aangiftesoftware, berichten en vertegenwoordiging
Een douane-agent doet aangiftes voor invoer, uitvoer en doorvoer namens klanten. Je werkt met aangiftesoftware die berichten uitwisselt met de systemen van de Douane. Voor invoer en uitvoer is dat DMS, dat het oude AGS heeft vervangen. Voor doorvoer is er NCTS.
Je hebt facturen, paklijsten, tariefgegevens en vergunningen van je klanten. Bij indirecte vertegenwoordiging ben je samen met je klant aansprakelijk voor de rechten. Een fout of een vervalste aangifte kan je dus zelf geld kosten.
Ligt je aangiftesoftware stil, dan staat lading in de haven of op de luchthaven te wachten. Neemt iemand een account over, dan kan hij aangiftes doen uit jouw naam.
Douane, AEO en gegevens van klanten
- Aangiftesystemen. De Douane heeft AGS vervangen door DMS. In DMS werk je anders dan in AGS, en je software moet dat ondersteunen. Bron: Douane: informatie over aangiftesystemen.
- AEO. Een AEO-certificaat vraagt onder meer dat je administratie betrouwbaar is en dat je computersystemen beveiligd zijn. Denk aan toegang, back-ups en wat je doet bij een storing.
- Gegevens van klanten. Facturen en prijzen van je klanten zijn vertrouwelijk. Spreek met je softwareleverancier af hoe hij met die gegevens omgaat. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je douanekantoor
Maak een plan voor als je aangiftesoftware uitvalt
Wie bel je bij je leverancier en bij de Douane, en wat doe je met spoedzendingen? Zet het op één A4 en leg het naast je werkplek.
Tweede inlogstap op je aangiftesoftware
Iedere declarant logt in met een eigen account en een tweede stap. Gedeelde logins zijn er niet.
Leg vast hoe je bij je gegevens komt als je leverancier stopt
Spreek af hoe je je aangiftes en klantgegevens meeneemt als je overstapt of als je softwareleverancier ophoudt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je douanekantoor
Als branche kies je Energie, water, transport of logistiek en daarna Transport of logistiek, of Zakelijke dienstverlening als dat beter past. Je aangiftesoftware en je klantportaal voeg je toe als systemen. Daarbij vraagt de Checkup hoeveel uitval je kantoor aankan, en of je een eigen kopie bewaart.
Vroegen klanten of de Douane al naar je beveiliging, dan geef je dat aan. Bij leveranciers vraagt de Checkup of je je gegevens kunt meenemen als je overstapt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je douanekantoor, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mijn software draait in de cloud. Moet ik dan nog iets regelen?
Ja. De leverancier zorgt voor de servers, maar jij voor de accounts, de tweede inlogstap en wat je doet als de dienst niet bereikbaar is.
Telt de Checkup mee voor ons AEO-certificaat?
Een AEO-beoordeling doet de Douane zelf, niet de Checkup. Wel regelt je plan onderdelen die daar terugkomen, zoals toegang tot systemen en back-ups.
Wij werken soms vanuit huis. Is dat een probleem?
Niet als het veilig gaat: via de cloud of een beveiligde verbinding, op een laptop die op slot gaat. Hoe je dat nu regelt, komt in de Checkup aan bod.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een douanekantoor, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen douanekantoor? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.