Hoeveel eetdagboeken van cliënten staan er in je WhatsApp?
Cliënten houden hun eten bij in een app, en jij werkt samen met huisarts en praktijkondersteuner. De +Z Checkup laat zien waar je gegevens overal staan, en wat je als eerste regelt.
Even eerlijk
- Kan een oud-collega nog in het ketenzorgsysteem van de zorggroep?
- Wie beheert het account bij de app die je cliënten gebruiken?
- Komt een verwijzing van de huisarts weleens per gewone mail binnen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Apps van cliënten, verwijzingen en ketenzorg
Cliënten sturen je een eetdagboek, foto's van hun maaltijden of gegevens uit een slimme weegschaal. Zo komen er gezondheidsgegevens binnen via kanalen die je niet zelf kiest: mail, WhatsApp of een app van een ander bedrijf.
Je krijgt verwijzingen van de huisarts, soms via ZorgDomein. Werk je mee in ketenzorg, bijvoorbeeld voor diabetes, dan werk je vaak ook in een systeem van de zorggroep. En steeds meer consulten gaan via beeldbellen.
Het risico zit vaak in de losse eindjes: een eetdagboek in je privémail, een account bij een app dat niemand meer beheert, of een collega die na vertrek nog in het ketenzorgsysteem kan.
NEN 7510, apps en afspraken met zorggroepen
- NEN 7510. Als diëtist ben je zorgaanbieder, ook als je in je eentje werkt. Voor je praktijk gelden daarom NEN 7510, 7512 en 7513. Bron: Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders.
- Gegevens uit apps. Een eetdagboek of gewicht zegt iets over iemands gezondheid, en valt onder de bijzondere persoonsgegevens. Werkt een app-leverancier voor jou, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens, Autoriteit Persoonsgegevens.
- Zorggroepen en ketenzorg. Werk je in ketenzorg, dan staan in je contract met de zorggroep afspraken over hoe je gegevens deelt en wie in hun systeem mag. Houd je accounts daar actueel.
- Bewaren. Een dossier bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging. Dat geldt ook voor de eetdagboeken die je erin opneemt. Bron: Rijksoverheid.
Drie eerste stappen voor je diëtistenpraktijk
Eén vaste plek voor wat cliënten sturen
Spreek af hoe cliënten eetdagboeken en foto's sturen: via je dossier, een portaal of beveiligde mail. Haal weg wat via WhatsApp of privémail binnenkwam, als het in het dossier staat.
Ruim oude accounts op
Kijk in je dossier, het ketenzorgsysteem en de apps die je gebruikt wie er nog bij kan. Zet accounts van oud-collega's en invallers uit.
Tweede inlogstap op je dossier
Zet een tweede inlogstap aan op je dossiersoftware en je mail. Dan komt een inbreker met alleen een gestolen wachtwoord niet verder.
Waar de Checkup op let bij een diëtist
Je kiest Zorg als branche, en klikt je dossier en afsprakenagenda aan. Het systeem van de zorggroep en de apps die je cliënten gebruiken, voeg je zelf toe.
Bij privacy kies je voor gezondheidsgegevens. De Checkup vraagt dan met welke leveranciers een verwerkersovereenkomst ontbreekt, en hoe je medische gegevens met anderen deelt. Gebruik je AI-hulpmiddelen, dan wil hij weten of er gegevens van cliënten in komen. NEN 7510 komt aan bod in drie korte vragen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je diëtistenpraktijk, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Een cliënt stuurt foto's van zijn eten via WhatsApp. Is dat erg?
De cliënt mag zelf kiezen wat hij deelt. Jij kiest waar je het bewaart. Zet wat je nodig hebt in je dossier, en haal het daarna uit je telefoon.
Mag ik een app aanraden aan cliënten?
Dat mag. Gebruik je zelf de gegevens uit die app, kijk dan wie de app maakt en wat er met de gegevens gebeurt. Soms is een verwerkersovereenkomst nodig.
Mag ik een AI-assistent een menu laten maken?
Een algemeen menu laten opstellen kan. Zet er geen naam, ziekte of gewicht van een cliënt in. Zulke gegevens zeggen iets over iemands gezondheid.
Ik heb een praktijk aan huis. Wat moet ik regelen?
Zorg dat huisgenoten je werklaptop niet gebruiken, en dat hij op slot gaat als je wegloopt. Werk je thuis, dan stelt de Checkup ook vragen over je wifi en je laptop.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een diëtistenpraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen diëtistenpraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cliënten, en het geeft de eigenaar rust.