Komt de melding van vannacht binnen als je telefooncentrale uitvalt?
Een bergingsbedrijf is dag en nacht bereikbaar. Opdrachten komen via meldkamers, alarmcentrales en verzekeraars. Met de +Z Checkup zorg je dat je systemen net zo bereikbaar zijn als jij.
Even eerlijk
- Gebruiken al je chauffeurs dezelfde login op het portaal van de alarmcentrale?
- Kent een chauffeur die vorige maand stopte die login nog?
- Waar staan de schadefoto's die je later als bewijs nodig hebt?
- Wie mag de beelden van de camera's bij je depot bekijken?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Meldingen, portalen en een depot vol auto's
Opdrachten komen binnen via de telefoon, een app of het portaal van een opdrachtgever, zoals een alarmcentrale, een verzekeraar of een organisatie voor incidentmanagement. Elk portaal heeft zijn eigen login. Vaak gebruiken alle chauffeurs en de meldkamer dezelfde.
Bij een melding krijg je een kenteken, een plek en soms de naam en het telefoonnummer van de bestuurder. Je chauffeurs maken foto's van de schade en de situatie, ook om later te kunnen laten zien wat er gebeurde.
Geborgen voertuigen staan in je depot, soms weken. Daar hangen camera's en een hek met een code. Voor de eigenaar zijn de spullen in de auto vaak net zo belangrijk als de auto zelf.
Kentekens, foto's en camera's bij het depot
- Kentekens en bestuurders. Koppel je een kenteken aan een melding met naam of telefoonnummer, dan zijn het persoonsgegevens. Bewaar ze zo lang als nodig voor de afhandeling. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met opdrachtgevers. Werk je voor een alarmcentrale of verzekeraar, dan krijg je gegevens van hun klanten. Kijk welke afspraken het contract maakt over beveiliging en bewaren. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Camera's bij het depot. Camera's bij je depot meld je met een bord. Bewaar de beelden niet langer dan nodig, en leg vast hoe lang. Is er iets gebeurd, dan bewaar je de beelden van dat moment tot het is afgehandeld. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je bergingsbedrijf
Maak een plan voor uitval van telefoon of portaal
Leg vast wat je doet als de telefooncentrale of het portaal van een opdrachtgever uitvalt: welk nummer je dan gebruikt, wie je belt en hoe je meldingen toch ontvangt.
Geef iedereen een eigen login op de portalen
Vraag je opdrachtgevers om een eigen login per chauffeur of meldkamermedewerker. Bewaar de logins in een wachtwoordmanager, en sluit ze als iemand stopt.
Regel de camera's bij het depot netjes
Hang een bord bij de camera's. Leg vast hoe lang je de beelden bewaart en wie ze mag bekijken. Bewaar ze niet langer dan nodig.
Hoe de Checkup rekening houdt met je bergingsbedrijf
Je voegt je meldkamersoftware, de portalen van opdrachtgevers en de app voor chauffeurs toe aan de systemen. De Checkup vraagt welke systemen je niet kunt missen en hoe lang je zonder kunt, ook 's nachts.
Omdat je met toegang tot systemen van opdrachtgevers werkt, vraagt hij hoe je die logins bewaart en deelt. Bij privacy geef je aan of je foto's, kentekens of camerabeelden bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bergingsbedrijf, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Alle chauffeurs gebruiken dezelfde login op het portaal. Is dat erg?
Het werkt, maar je weet niet wie wat deed, en wie stopt kan nog steeds inloggen. Vraag je opdrachtgever om aparte logins.
Hoe lang mag ik foto's van een ongeval bewaren?
Zo lang als nodig om de opdracht en eventuele claims af te handelen. Spreek een vaste termijn af en houd je eraan.
Wat als onze telefooncentrale 's nachts uitvalt?
Zorg voor een tweede route, zoals een doorschakeling naar een mobiel nummer. Leg vast wie dan bereikbaar is.
Is de Checkup iets voor een klein takelbedrijf?
Ja. Je lijst wordt korter, maar bereikbaarheid en de portalen van je opdrachtgevers blijven belangrijk.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bergingsbedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bergingsbedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en weggebruikers, en het geeft de eigenaar rust.