Kan iemand met jouw login een calculatie naar de verzekeraar sturen?
Een schadeherstelbedrijf werkt nauw samen met verzekeraars en leasemaatschappijen, via portalen en calculatiesystemen. Met de +Z Checkup breng je die systemen en je gegevens op orde.
Even eerlijk
- Krijgt je diagnose- en afstelapparatuur nog updates?
- Staan je schadefoto's alleen op de werkplaatscomputer?
- Vind je een dossier van drie jaar terug als er discussie komt over een schade?
- Delen je calculators één login op het portaal van de leasemaatschappij?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Calculaties, portalen en een werkplaats vol elektronica
Bij een schade maak je een calculatie in een systeem zoals Audatex, met de herstelkosten en de standaard reparatietijden. Werk je voor een verzekeraar, dan gaat die calculatie vaak direct naar hun systeem. Daarnaast werk je met portalen van verzekeraars en leasemaatschappijen voor opdrachten en akkoorden.
Je maakt foto's van elke schade, met het kenteken in beeld. Ze horen bij het dossier, en de verzekeraar wil ze zien. Die foto's en dossiers wil je niet kwijtraken, ook niet jaren later bij een discussie.
In de werkplaats staat steeds meer elektronica: diagnose-apparatuur die op de auto wordt aangesloten, apparatuur om camera's en sensoren van de auto af te stellen en een spuitcabine met een eigen computer. Veel daarvan krijgt updates via internet.
Kentekens, klanten en verzekeraars
- Kentekens en klantgegevens. Een kenteken in je dossier, gekoppeld aan een klant, is een persoonsgegeven. Bewaar dossiers zo lang als nodig voor garantie, claims en je administratie. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met leveranciers. Draaien je calculaties, planning of dossiers in de cloud, dan sluit je een verwerkersovereenkomst met die leveranciers. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Administratie bewaren. Facturen en de stukken die erbij horen, bewaar je zeven jaar. Stap je over naar een ander systeem, neem je gegevens dan mee. Bron: artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen.
Drie eerste stappen voor je schadeherstelbedrijf
Tweede inlogstap op calculatiesysteem en portalen
Zet een tweede inlogstap op je calculatiesysteem en de portalen van verzekeraars en leasemaatschappijen. Iedere calculator krijgt een eigen login.
Houd diagnose-apparatuur bijgewerkt en in beeld
Maak een lijst van de diagnose- en afstelapparatuur in de werkplaats. Zet updates aan, en verander standaardwachtwoorden.
Maak een back-up van foto's en dossiers
Zorg dat schadefoto's en dossiers ook ergens anders staan dan op de werkplaatscomputer. Test een keer of je een oud dossier kunt terughalen.
Hoe de Checkup rekening houdt met je schadeherstelbedrijf
Je voegt je calculatiesysteem, de portalen van verzekeraars en je planning toe aan de systemen. De Checkup vraagt per systeem wie erbij kan en of er een tweede inlogstap op zit.
Voor apparatuur in de werkplaats die met internet werkt, vraagt hij naar updates en een eigen netwerk. Bij privacy geef je aan welke klantgegevens en foto's je bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je schadeherstelbedrijf, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
De verzekeraar bepaalt welke systemen we gebruiken. Wat kan ik dan zelf doen?
Nog genoeg: eigen logins, een tweede inlogstap, je eigen computers en je back-ups. Daar gaat je plan over.
Is de Checkup hetzelfde als die voor garages?
De vragen zijn verwant, maar een schadeherstelbedrijf werkt meer met verzekeraars en calculaties. Kijk ook bij de pagina voor garages als je ook onderhoud doet.
Is er een brancheorganisatie voor schadeherstel?
Ja, BOVAG Schadeherstel (waarin FOCWA in 2023 is opgegaan). Veel verzekeraars baseren hun eisen op de normen van de branche.
Moet mijn spuitcabine aan het internet?
Alleen als de leverancier dat nodig heeft voor onderhoud. Zet hem dan op een eigen netwerk en spreek af hoe de leverancier inlogt.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een schadeherstelbedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen schadeherstelbedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.