Wie kan bij jou zien waar je berijders gisteren waren?
Een leasebedrijf beheert auto's, contracten en geld. Je hebt gegevens van berijders, toegang tot registers en vaak locatiegegevens. Met de +Z Checkup maak je een plan om die gegevens en toegang goed te beschermen.
Even eerlijk
- Deelt je team één login voor het portaal van de kentekens?
- Wanneer mag je in de track-and-trace kijken, en staat dat ergens?
- Weet je de opzegtermijn van je leasesysteem?
- Wie kan de kredietinformatie van je klanten opvragen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Contracten, registers en auto's die hun plek doorgeven
In je leasesysteem staan contracten, kentekens, berijders, kilometerstanden en betalingen. Bij zakelijke klanten zijn dat ook gegevens van hun medewerkers. Bij private lease komen daar de financiële gegevens van particulieren bij.
Je werkt met registers en portalen van anderen: voor tenaamstelling van auto's, voor verkeersboetes die je doorzet naar de berijder, en voor kredietinformatie. Wie bij jou in die omgevingen kan, kan veel zien en veranderen.
Veel leaseauto's hebben een kastje voor track-and-trace of een app van de fabrikant. Dat helpt bij diefstal en onderhoud, maar het laat ook zien waar een berijder is geweest.
BKR, locatie van berijders en boetes
- BKR bij private lease. Bij private lease toetsen veel leasebedrijven bij het BKR en melden ze het contract daar aan, zoals het keurmerk van de branche vraagt. Die toegang en de gegevens die je ziet, bescherm je extra. Bron: BKR.
- Locatie van berijders. Waar iemand rijdt, is een persoonsgegeven. Vertel berijders vooraf dat de auto zijn locatie doorgeeft en waarvoor je dat gebruikt. Kijk alleen als daar een reden voor is. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Verwerkers en contracten. Leveranciers van je leasesysteem, track-and-trace en portalen verwerken gegevens voor jou. Sluit verwerkersovereenkomsten, en kijk wat het contract zegt over opzeggen en gegevens meenemen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je leasebedrijf
Geef iedereen een eigen login op registers en portalen
Laat medewerkers niet met een gedeelde login werken op het leasesysteem, de portalen voor kentekens en boetes en de omgeving voor kredietinformatie. Zo zie je wie wat deed.
Bescherm de locatiegegevens van je auto's
Laat alleen de mensen die het nodig hebben bij de locaties van auto's. Leg vast wanneer je mag kijken, bijvoorbeeld bij diefstal of een achterstand.
Houd een overzicht van je leveranciers en contracten
Maak een lijst van je leasesysteem, track-and-trace, portalen en hun contracten, met de einddatum en opzegtermijn. Zo word je niet verrast.
Hoe de Checkup rekening houdt met je leasebedrijf
Je voegt je leasesysteem, de portalen die je gebruikt en de track-and-trace toe aan de systemen. Per onderdeel vraagt de Checkup welke medewerkers erin kunnen, en hoe het inloggen beveiligd is.
Bij privacy geef je aan of je locatiegegevens of financiële gegevens van berijders bewaart. Voor leveranciers vraagt hij of je weet wanneer contracten aflopen en of je je gegevens kunt meenemen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je leasebedrijf, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik zien waar mijn leaseauto's rijden?
Dat mag als de berijder het vooraf weet en je een duidelijk doel hebt, zoals diefstal of een betalingsachterstand. Kijk niet zomaar mee.
Een verkeersboete komt op mijn kenteken binnen. Wat doe ik met de gegevens van de berijder?
Je geeft de gegevens van de berijder door aan de instantie die de boete stuurde. Deel daarbij niet meer dan nodig.
Is er een brancheorganisatie voor leasebedrijven?
Ja, de VNA, de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen. Die heeft ook het keurmerk voor private lease.
Wij verhuren ook auto's voor korte tijd. Past de Checkup dan nog?
Ja. Je hebt dan meer wisselende klanten, maar dezelfde systemen. Je geeft aan welke gegevens je van huurders bewaart.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een leasebedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen leasebedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van berijders en klanten, en het geeft de eigenaar rust.