Open je de boekingen op dezelfde laptop waarop je kinderen gamen?
Een B&B zit in je eigen huis. Daardoor lopen privé en zaak in de IT door elkaar: één router, één laptop en vaak één mailadres. Met de +Z Checkup krijg je overzicht, in kleine stappen.
Even eerlijk
- Wat ben je kwijt als je privémail morgen niet meer werkt?
- Zitten je gasten op hetzelfde netwerk als je printer en de babyfoon?
- Staan je boekingen en je gastenregister ook ergens anders dan op die ene laptop?
- Kan je kind per ongeluk bij je administratie?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Privé en zaak onder één dak
Bij een B&B is de gezinscomputer vaak ook de computer van de zaak. Je kind downloadt er een spelletje op, en een uur later open je er de boekingen van volgende maand. Komt er via dat spelletje iets schadelijks binnen, dan raakt het ook je B&B.
Veel eigenaren gebruiken hun privé-mail voor de boekingen. Dat werkt, tot je die mail een keer kwijt bent. Dan ben je ook je gastencontact, je boekingsbevestigingen en de toegang tot je platforms kwijt, want daar log je met datzelfde adres in.
Gasten krijgen het wifi-wachtwoord van het gezin, omdat er maar één netwerk is. Ze zitten dan op hetzelfde netwerk als je laptop, je printer en de babyfoon.
Gasten in je eigen huis: wat geldt er
- Nachtregister. Bied je beroepsmatig nachtverblijf, dan houd je een register bij. Je bekijkt het identiteitsbewijs en noteert het soort, maar maakt geen foto of kopie. Ook niet even snel met je telefoon. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Toeristische verhuur. Een gemeente kan een registratienummer of een melding per verhuur verplichten bij verhuur aan toeristen. Of dat voor jouw B&B geldt, hangt af van je gemeente. Vraag het na. Bron: Rijksoverheid, woning verhuren aan toeristen.
- Gegevens van gasten. Je bewaart van gasten alleen wat nodig is. Staan hun gegevens in een boekingsprogramma of platform, dan regel je met die partij een verwerkersovereenkomst. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je B&B
Maak een apart mailadres voor je B&B
Gebruik een mailadres dat bij de B&B hoort, het liefst op je eigen domeinnaam. Log daarmee in bij je platforms en je boekingsprogramma, los van je privé-mail.
Geef de B&B een eigen account op de computer
Maak op de gezinscomputer een apart gebruikersaccount voor de B&B, met een eigen wachtwoord. De kinderen gebruiken hun eigen account, zonder toegang tot je boekingen.
Maak een back-up van je boekingen en je administratie
Zorg dat je boekingen, je gastenregister en je administratie ook ergens anders staan dan op die ene laptop. Kijk één keer of je ze terug kunt halen.
Hoe de Checkup rekening houdt met je B&B
De Checkup houdt rekening met een kleine zaak. Werk je alleen of met je partner, dan krijg je geen vragen over personeel. Je geeft aan welke apparaten je gebruikt, ook als dat de gezinslaptop is, en welke platforms je voor boekingen hebt.
Hij vraagt of gasten op hetzelfde netwerk zitten als je eigen apparaten. En of je mail en je platforms een tweede inlogstap hebben. Zo krijg je een plan dat past bij een B&B in je eigen huis, niet bij een hotel.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je B&B, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik heb maar twee kamers. Heb ik wel een apart netwerk voor gasten nodig?
Het hoeft niet groot. Veel routers hebben een knop voor een gastennetwerk. Dan kunnen je gasten internetten, maar niet bij je laptop of printer.
Mag ik mijn privé-mail blijven gebruiken voor de B&B?
Het mag, maar het maakt je kwetsbaar. Raak je die mail kwijt, dan ben je meteen alles kwijt. Een apart adres voor de B&B is snel geregeld en houdt privé en zaak uit elkaar.
Wat is het verschil met de pagina voor hotels?
Een hotel heeft een receptie, personeel en vaak een kassa. Bij een B&B gaat het vooral om het scheiden van gezin en zaak. De Checkup past zijn vragen daarop aan.
Mijn partner doet de boekingen, ik de rest. Hoe regelen we dat?
Ieder een eigen login voor het boekingsprogramma en de platforms, met een tweede inlogstap. Dan weet je wie wat deed, en kan de ander verder als er iets is.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bed & breakfast, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bed & breakfast? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten, en het geeft de eigenaar rust.