Waar is de groepslijst met allergieën van het vorige schoolkamp nu?
Bij een groepsaccommodatie boekt één persoon voor een hele groep. Daarna komt de groepslijst, vaak met gezondheidsgegevens. Met de +Z Checkup regel je wat er met die lijsten en je systemen gebeurt.
Even eerlijk
- Hangt die lijst nog op het prikbord in de keuken?
- Weet een beheerder die gestopt is nog het wachtwoord van je mail?
- Hoeveel bijlagen met medicijnen en diëten staan er in je Downloads?
- Ziet iedere weekendbeheerder alle groepslijsten, ook die hij niet nodig heeft?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Groepslijsten, één contactpersoon en een keuken die moet weten wat kan
Een school, een vereniging of een familie boekt het hele huis. De contactpersoon stuurt een paar weken voor aankomst een lijst: namen, leeftijden en wat de keuken moet weten. Daar staan allergieën, diëten en soms medicijnen op.
Die lijst komt meestal binnen als bijlage in de mail. Hij gaat door naar de kok, wordt uitgeprint en hangt in de keuken. Na het weekend ligt hij nog in de mailbox, in de map Downloads en op het prikbord.
Veel groepshuizen werken met beheerders die om de beurt het weekend draaien. Die delen één login voor het reserveringssysteem en de mail. Wie stopt, weet het wachtwoord nog.
Gezondheid, kinderen en bewaren: dit vragen de regels
- Allergieën en medicijnen. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Daarvoor gelden strengere regels. Vraag alleen wat de keuken nodig heeft, en laat zo weinig mogelijk mensen het zien. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Kinderen onder de 16. Wil je foto's van een kamp op je site of sociale media zetten, dan heb je bij kinderen onder de 16 toestemming van een ouder nodig. Een school of club kan dat niet zomaar voor je regelen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Niet langer bewaren dan nodig. Een groepslijst heb je nodig tot het verblijf voorbij is. Daarna verwijder je hem, ook uit de mail en van papier. Houd je iets langer, zoals de factuur, dan weet je waarom. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je groepsaccommodatie
Verwijder groepslijsten na vertrek
Spreek af dat de groepslijst met allergieën binnen een week na vertrek weg is: uit de mailbox, uit Downloads en van het prikbord in de keuken.
Laat groepen hun lijst niet meer mailen
Vraag de contactpersoon de lijst in je reserveringssysteem in te vullen, of in een beveiligde omgeving te zetten. Zo zwerven er geen bijlagen met gezondheidsgegevens door je mail.
Zet gedeelde logins in een wachtwoordmanager
Werk je met beheerders die om de beurt draaien? Zet de logins van het reserveringssysteem en de mail in een wachtwoordmanager. Stopt een beheerder, dan haal je hem eruit en verander je de wachtwoorden.
Hoe de Checkup rekening houdt met je groepsaccommodatie
De Checkup vraagt welke gegevens je van gasten bewaart. Geef je aan dat je allergieën of medicijnen vastlegt, dan krijg je vragen over wie daar bij kan en hoe lang het blijft staan.
Je voegt je reserveringssysteem en eventuele planning voor beheerders zelf toe. Voor accounts die door meer mensen worden gebruikt, vraagt hij hoe je ze deelt en wat er gebeurt als iemand stopt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je groepsaccommodatie, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
De school stuurt de lijst met allergieën zelf op. Ben ik dan verantwoordelijk?
Voor wat jij ermee doet wel. Bewaar de lijst niet langer dan nodig, en deel hem alleen met wie hem nodig heeft, zoals de kok.
Moet de keuken de lijst op papier hebben?
Dat mag, als het werkt. Haal de lijst na vertrek wel weg en vernietig hem. Een lijst met alleen voornamen en wat iemand niet mag eten, is vaak genoeg.
Wij zijn een stichting met vrijwillige beheerders. Is dit dan wel de goede pagina?
Ja, de onderwerpen zijn hetzelfde. Bij een stichting met vrijwilligers kun je ook kijken bij de pagina voor accommodatiestichtingen.
Gasten willen op de wifi met zestig telefoons tegelijk. Is dat een IT-probleem?
Het is vooral een kwestie van een goed netwerk. Voor de Checkup telt vooral dat gasten niet op hetzelfde netwerk zitten als je kantoorcomputer.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een groepsaccommodatie, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen groepsaccommodatie? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten en groepen, en het geeft de eigenaar rust.