Wie neemt de hulptelefoon op als de coördinator op vakantie is?
In een zorgcoöperatie regelen bewoners samen zorg en ondersteuning in hun dorp of wijk: vervoer, maaltijden, een dagactiviteit of hulp in huis. Daar horen gevoelige gegevens bij. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Heeft de planning van vervoer en hulp een tweede inlogstap?
- Hebben jullie een verwerkersovereenkomst met de leverancier van de planning?
- Wie ziet welke dorpsgenoot welke hulp krijgt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Hulpvragen, vervoer en het dorp dat meedoet
Een zorgcoöperatie is een bewonersinitiatief. Landelijk zijn veel van die initiatieven verbonden in het netwerk Nederland Zorgt Voor Elkaar. Leden betalen vaak een kleine contributie, en vrijwilligers rijden, koken, bezoeken of klussen.
Hulpvragen komen binnen per telefoon, per mail of via een formulier. De coördinator zet ze in een planning en koppelt ze aan een vrijwilliger. Staat alles op haar eigen telefoon, dan stopt het werk als zij ziek is of op vakantie gaat. Een vast nummer van de coöperatie, dat jullie kunnen doorschakelen, lost dat op.
In die planning staan namen, adressen en vaak een reden: naar de huisarts, naar het ziekenhuis, of hulp na een operatie. Zo'n reden zegt iets over iemands gezondheid. Volgens de AVG zijn dat bijzondere persoonsgegevens, die extra goed beschermd moeten zijn.
Beroepskrachten, de gemeente en leveranciers
Sommige zorgcoöperaties hebben beroepskrachten in dienst, of werken in opdracht van de gemeente. In zo'n contract staan vaak eisen over hoe jullie met gegevens omgaan. Lees die goed, en vraag na wat er bedoeld wordt als iets onduidelijk is.
Gebruiken jullie een planningsprogramma of een app om vrijwilligers en hulpvragen te koppelen, dan staan jullie gegevens bij die leverancier. Met zo'n leverancier sluiten jullie een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat de leverancier met de gegevens mag doen.
Een zorgcoöperatie is meestal een vereniging of coöperatie, met leden en een bestuur. Bestuurders zijn er samen verantwoordelijk voor dat het goed gaat, ook met de gegevens. Een korte lijst van systemen en wie erbij kan, helpt het bestuur om dat overzicht te houden.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie coöperatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een zorgcoöperatie
Zet het hulpnummer op de coöperatie
Neem een telefoonnummer en een mailadres van de coöperatie voor hulpvragen. Dan kunnen jullie het doorschakelen naar wie dienst heeft, en het blijft als de coördinator stopt.
Een tweede inlogstap op de planning
Zet een tweede inlogstap op het planningsprogramma en de mail: naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Vraag de leverancier om een verwerkersovereenkomst
Vraag de leverancier van het planningsprogramma of de app om een verwerkersovereenkomst, en bewaar die bij de stukken van het bestuur.
Waar de Checkup op let bij jullie coöperatie
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen jullie coöperatie gebruikt: het hulpnummer en de mail, de planning van vrijwilligers en hulpvragen, de ledenadministratie, de website, de groepsapps en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie met gegevens over gezondheid werken, vraagt de Checkup waar die staan en wie ze kan zien. Hebben jullie beroepskrachten, dan vraagt hij ook naar hun laptops, telefoons en accounts.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de coöperatie, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn klein en werken met een spreadsheet. Moet dat anders?
Niet per se. Een spreadsheet kan prima, als hij op een plek van de coöperatie staat, met een tweede inlogstap, en alleen de mensen die het nodig hebben erbij kunnen.
Mogen vrijwilligers de reden van een rit weten?
Alleen als ze die nodig hebben. Vaak is een adres en een tijd genoeg. Noteer de reden alleen als dat voor de hulp nodig is.
De gemeente stelt eisen aan onze gegevens. Helpt de Checkup daarbij?
De Checkup laat zien hoe jullie het nu geregeld hebben, en wat beter kan. Of jullie aan het contract voldoen, beoordeelt de gemeente. De Checkup is geen juridisch advies.
Wie in de coöperatie vult de Checkup in?
Een bestuurslid of de coördinator. Chauffeurs, koks en klussers hoeven niets te doen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een zorgcoöperatie, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van hulpvragers en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Mantelzorgsteunpunt · Burenhulp · Dorpsraad · alle 113 soorten
Lees ook:
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?