Waar staan de gegevens van honderden mantelzorgers nu eigenlijk?
Een mantelzorgsteunpunt luistert, geeft advies, regelt respijtzorg en organiseert de jaarlijkse waardering. Daarbij hoort veel informatie over mantelzorgers en de mensen voor wie zij zorgen. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Wie kan er nog bij de formulieren van de mantelzorgwaardering van vorig jaar?
- Als de telefoon van een consulent kwijtraakt, wie leest dan mee?
- Vragen jullie mantelzorgers meer dan jullie nodig hebben?
- Is de registratie beveiligd met meer dan alleen een wachtwoord?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
De mantelzorgwaardering en de registratie
Volgens de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Wmo, regelt elke gemeente een jaarlijkse blijk van waardering voor mantelzorgers. Hoe dat gaat, bepaalt de gemeente zelf. Vaak doet het mantelzorgsteunpunt de aanmelding. Mantelzorgers vullen dan een formulier in.
Op zo'n formulier staat al snel meer dan nodig. Naam en adres van de mantelzorger, maar ook voor wie hij zorgt, wat diegene mankeert en hoeveel uur per week de zorg kost. Over de naaste zijn dat gegevens over gezondheid, en die zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens.
Kijk daarom kritisch naar wat jullie vragen. Voor een cadeaubon of een uitnodiging is een diagnose meestal niet nodig. Wat jullie niet vragen, hoeven jullie ook niet te beschermen.
Gesprekken, respijtzorg en de telefoon van de consulent
Consulenten en vrijwilligers voeren gesprekken met mantelzorgers die het zwaar hebben. Ze maken aantekeningen, soms in een registratiesysteem en soms in een schrift of op hun telefoon. Dat zijn persoonlijke verhalen. Spreek af waar die aantekeningen horen.
Bij respijtzorg neemt een vrijwilliger de zorg even over. Die krijgt dan informatie over de naaste: medicijnen, gewoontes, wie te bellen in nood. Geef die informatie mee op een manier die jullie na afloop weer kunnen intrekken, en niet als foto in de groepsapp.
Een telefoon of laptop raakt weleens kwijt. Staat er een code op en is de inhoud versleuteld, dan kan een vinder er niet zomaar in. Versleuteld betekent dat de gegevens alleen met die code te lezen zijn.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een mantelzorgsteunpunt
Vraag alleen wat nodig is
Loop het formulier voor de mantelzorgwaardering na. Schrap vragen naar diagnose of zorgzwaarte als jullie die niet nodig hebben, en schrijf op wat jullie per mantelzorger vastleggen.
Een tweede inlogstap op registratie en mail
Zet een tweede inlogstap op het registratiesysteem en de mail van consulenten en vrijwilligers: naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Een code op elke telefoon en laptop
Zorg dat telefoons en laptops waarop gesprekken of lijsten staan een code hebben en versleuteld zijn.
Waar de Checkup op let bij jullie steunpunt
De Checkup vraagt welke systemen het steunpunt gebruikt: het registratiesysteem, het formulier voor de waardering, de mail, de agenda van consulenten, de groepsapps met vrijwilligers en de website. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie met gegevens over gezondheid werken, vraagt de Checkup waar aantekeningen van gesprekken staan, hoe lang jullie ze bewaren en wat er gebeurt als een telefoon kwijtraakt.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over het steunpunt, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Het steunpunt hoort bij een grotere welzijnsorganisatie. Doen wij de Checkup dan zelf?
De Checkup is bedoeld voor een vereniging of stichting die haar eigen IT regelt. Regelt de welzijnsorganisatie de IT voor jullie, dan kan die organisatie de Checkup beter doen.
Moeten we gegevens delen met de gemeente voor de waardering?
Alleen wat daarvoor nodig is en wat met de gemeente is afgesproken. Vaak is een aantal genoeg, of een lijst met namen en adressen zonder zorginformatie. De Checkup is geen juridisch advies.
Hoe lang mogen we aantekeningen van gesprekken bewaren?
Zo kort als het kan. Spreek een termijn af, bijvoorbeeld een jaar na het laatste contact, en ruim daarna op.
Wie van het steunpunt doet de Checkup?
Een coördinator, een consulent of een bestuurslid. Vrijwilligers hoeven niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een mantelzorgsteunpunt, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van mantelzorgers en de mensen voor wie zij zorgen, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zorgcoöperatie · Burenhulp · Patiëntenvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Een datalek: wat moet je doen, en wanneer meld je het?