Wie beheert de huuradministratie als de penningmeester verhuist?
In een woongroep of wooncoöperatie regelen de bewoners veel samen: de gemeenschappelijke ruimte, het onderhoud, de keuze van nieuwe bewoners en soms de verhuur. De leden doen dat als vrijwilliger, in een bestuur of in werkgroepen. Daar hoort IT bij: het internet in de gezamenlijke ruimte, de reacties op een vrij huis, de huuradministratie en de groepsapp. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Waar bewaren jullie de reactiebrieven op een vrij huis, en wie leest ze?
- Welke wachtwoorden kent een bewoner nog als die verhuist?
- Op wiens naam staat het internet in jullie gemeenschappelijke ruimte?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Beheer, onderhoud en de gezamenlijke abonnementen
Volgens de Woningwet is een wooncoöperatie een vereniging die haar leden in staat stelt zelf te zorgen voor het beheer en onderhoud van de woningen waarin ze wonen. Andere woongroepen huren van een corporatie en regelen samen de gemeenschappelijke ruimte en de keuze van nieuwe bewoners. Hoe meer taken jullie zelf doen, hoe meer IT. Een lid houdt de huur- of ledenadministratie bij, een werkgroep plant het onderhoud, en er is een map met de afspraken met de corporatie of de bank. Vaak staat dat nog bij de mensen die het ooit hebben opgezet.
Het gezamenlijke internet is een bekend voorbeeld. Het abonnement is ooit afgesloten door één bewoner, met een eigen bankrekening en mailadres. Die bewoner verhuist, de rekening loopt door, en niemand weet het wachtwoord van de router of van het account bij de provider.
Reactiebrieven, nieuwe bewoners en de groepsapp
Bij veel woongroepen reageren mensen op een vrij huis met een brief over zichzelf. Daar staat veel in: hun gezin, hun werk, waarom ze in een groep willen wonen en soms iets over hun gezondheid. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens, die extra beschermd zijn. Dat staat in de AVG, de Europese privacywet.
Zulke brieven gaan soms rond in de groepsapp of als bijlage naar alle leden, zodat iedereen mee kan kiezen. Dat is begrijpelijk, want samen wonen is een gezamenlijke keuze. Het kan ook zo: een kleine commissie leest de brieven in een afgeschermde map, en de groep krijgt een korte samenvatting. Na de keuze ruim je de brieven van de andere kandidaten op.
De groepsapp van het huis is handig voor het kookrooster, een pakketje of een lekkage. Vaak zitten er ook nog oud-bewoners in. Spreek af wie de groep beheert, en haal mensen eruit als ze verhuizen. Dat geldt ook voor een slim slot of een deurbel met een app, als jullie die hebben.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie woongroep of coöperatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Waar de Checkup op let bij jullie woongroep
We kijken naar wat bij een woongroep of wooncoöperatie telt: dat het samen wonen doorgaat als een bewoner verhuist, dat jullie je gegevens houden, wie erbij kan, en of de gegevens kloppen.
Doorgaan als een bewoner verhuist
De zwakke plek: het internet, de huuradministratie en de map met afspraken staan vaak bij wie ze ooit heeft opgezet.
Zo gaat het mis: die bewoner verhuist, de rekening van het internet loopt door, en niemand weet het wachtwoord van de router of van het account bij de provider.
Wat jullie doen: zet abonnementen op naam van de vereniging, en bewaar de inloggegevens op een vaste plek van de groep.
Huuradministratie en afspraken
De zwakke plek: de huur- of ledenadministratie en de afspraken met de corporatie of de bank staan bij één lid.
Zo gaat het mis: verhuist de penningmeester, dan weet niemand wie de huuradministratie beheert of waar de afspraken staan.
Wat jullie doen: zet de huuradministratie en de afspraken in een map van de groep, waar meer dan één lid bij kan.
Reactiebrieven en de groepsapp
De zwakke plek: reactiebrieven met veel persoonlijke informatie gaan rond in de groepsapp of als bijlage naar alle leden.
Zo gaat het mis: de brieven blijven bij iedereen staan, ook bij oud-bewoners die nog in de groepsapp zitten.
Wat jullie doen: laat een kleine commissie de brieven lezen in een afgeschermde map, en ruim ze op als de keuze is gemaakt.
Een kloppende verhuislijst
De zwakke plek: bij een verhuizing gaan sleutels, passen en taken over.
Zo gaat het mis: een oud-bewoner zit nog in de groepsapp, heeft nog een pas of kan nog in de gedeelde agenda.
Wat jullie doen: maak een verhuislijst: uit de groepsapp, sleutel of pas inleveren, van de agenda en de map af, en taken overdragen.
Hoe de Checkup dat uitzoekt: jullie klikken je systemen aan, zoals het internet in de gezamenlijke ruimte, de huur- of ledenadministratie, de reacties op een vrij huis en de groepsapp, en de vragen gaan over de vereniging, in jullie woorden.
Drie eerste stappen voor een woongroep of wooncoöperatie
Zet het internet op naam van de groep
Kijk op wiens naam het abonnement staat en wie het wachtwoord van de router weet. Zet het abonnement op de vereniging als dat kan, en bewaar de inloggegevens op een vaste plek van de groep.
Bewaar reactiebrieven in een afgeschermde map
Laat alleen de commissie die nieuwe bewoners kiest bij de brieven kunnen. Ruim ze op als de keuze is gemaakt.
Maak een verhuislijst
Schrijf op wat je regelt als een lid verhuist: uit de groepsapp, sleutel of pas inleveren, van de gedeelde agenda en de map af, en taken overdragen aan een ander lid.
Hebben jullie een noodplan als jullie IT uitvalt?
Ik werkte ruim twintig jaar op plekken waar IT altijd moet werken: bij banken, verzekeraars en ministeries. Daar heeft iedereen een noodplan, en weet iedereen wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
Bij kleine organisaties zie ik dat bijna nooit. Tot het misgaat: een storing, een datalek, een leverancier die stopt. Daarom begon ik Insert Z. Wat bij een bank vanzelf spreekt, maak ik eenvoudig voor jullie vereniging of stichting: jullie sleutels op orde, een back-up die werkt, en een noodplan op één A4.
Jorn de Boer, oprichter van Insert Z
vanaf €29 p/m
+ €175 eenmalig voor jullie plan op maat · inclusief btw
6 maanden vast, daarna maandelijks opzegbaar
Een lid van het bestuur of van een werkgroep beantwoordt in eigen tempo de vragen over de woongroep, en krijgt meteen een eigen IT-plan. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan mee, ook als er nieuwe bewoners komen.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
We hebben geen bestuur, alleen werkgroepen. Kan dat ook?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het samen regelen: wie het internet doet, waar de afspraken staan en wie de groepsapp beheert. Dat werkt ook als de taken over werkgroepen zijn verdeeld.
Het plan blijft van de groep, ook als de werkgroepen wisselen. Wat al gedaan is, staat afgevinkt.
De woningcorporatie regelt het onderhoud. Wat blijft er voor ons over?
De corporatie regelt het onderhoud van de woningen. Wat zij niet regelt, is hoe jullie groep samen werkt. Daar helpt de Checkup bij:
- Het internet. Jullie plan zegt hoe jullie het abonnement op naam van de groep zetten, en waar de inloggegevens van de router staan.
- De ledenlijst en de reacties. Jullie plan zegt waar die staan, en wie erbij kan.
- De groepsapp. Jullie plan zegt wie de groep beheert, en hoe jullie oud-bewoners eruit halen.
De corporatie kijkt naar de woningen. De Checkup kijkt naar de hele groep.
Mogen we reactiebrieven met de hele groep delen?
Veel groepen kiezen samen, en dat hoort bij samen wonen. Deel dan zo weinig mogelijk, bijvoorbeeld een samenvatting zonder gezondheid, en houd de volledige brieven in een afgeschermde map.
Vraag bij twijfel wat de schrijver van de brief goedvindt, en ruim de brieven van de andere kandidaten op na de keuze. Dit is geen juridisch advies.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vereniging van Eigenaars · Huurdersvereniging of bewonerscommissie · Energiecoöperatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een woongroep of wooncoöperatie, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van bewoners, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.