Het internet in de gemeenschappelijke ruimte staat nog op naam van een bewoner die twee jaar geleden is verhuisd. Zo houd je de IT van je woongroep op orde.
In een woongroep of wooncoöperatie regelen de bewoners veel samen: de gemeenschappelijke ruimte, het onderhoud, de keuze van nieuwe bewoners en soms de verhuur. De leden doen dat als vrijwilliger, in een bestuur of in werkgroepen. Daar hoort IT bij: het internet in de gezamenlijke ruimte, de reacties op een vrij huis, de huuradministratie en de groepsapp. Met de +Z Checkup zie je wat al goed geregeld is en wat als eerste kan.
Beheer, onderhoud en de gezamenlijke abonnementen
Er zijn verschillende vormen. Volgens de Woningwet is een wooncoöperatie een vereniging die haar leden in staat stelt zelf te zorgen voor het beheer en onderhoud van de woningen waarin ze wonen. Soms kopen de leden de woningen. Bij een beheercoöperatie blijft de woningcorporatie eigenaar, en neemt de coöperatie taken over zoals verhuur en onderhoud. Andere woongroepen huren van een corporatie en regelen samen de gemeenschappelijke ruimte en de keuze van nieuwe bewoners.
Hoe meer taken jullie zelf doen, hoe meer IT. Een lid houdt de huur- of ledenadministratie bij, een werkgroep plant het onderhoud, en er is een map met de afspraken met de corporatie of de bank. Vaak staat dat nog bij de mensen die het ooit hebben opgezet.
Het gezamenlijke internet is een bekend voorbeeld. Het abonnement is ooit afgesloten door één bewoner, met zijn eigen bankrekening en mailadres. Die bewoner verhuist, de rekening loopt door, en niemand weet het wachtwoord van de router of van het account bij de provider.
Reactiebrieven, nieuwe bewoners en de groepsapp
Bij veel woongroepen reageren mensen op een vrij huis met een brief over zichzelf. Daar staat veel in: hun gezin, hun werk, waarom ze in een groep willen wonen en soms iets over hun gezondheid. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens, die extra beschermd zijn. Dat staat in de AVG, de Europese privacywet.
Zulke brieven gaan soms rond in de groepsapp of als bijlage naar alle leden, zodat iedereen mee kan kiezen. Dat is begrijpelijk, want samen wonen is een gezamenlijke keuze. Het kan ook zo: een kleine commissie leest de brieven in een afgeschermde map, en de groep krijgt een korte samenvatting. Na de keuze ruim je de brieven van de andere kandidaten op.
De groepsapp van het huis is handig voor het kookrooster, een pakketje of een lekkage. Vaak zitten er ook nog oud-bewoners in. Spreek af wie de groep beheert, en haal mensen eruit als ze verhuizen. Dat geldt ook voor een slim slot of een deurbel met een app, als jullie die hebben.
De Checkup signaleert welke regels voor je woongroep of coöperatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een woongroep of wooncoöperatie
Zet het internet op naam van de groep
Kijk op wiens naam het abonnement staat en wie het wachtwoord van de router weet. Zet het abonnement op de vereniging als dat kan, en bewaar de inloggegevens op een vaste plek van de groep.
Bewaar reactiebrieven in een afgeschermde map
Laat alleen de commissie die nieuwe bewoners kiest bij de brieven kunnen. Ruim ze op als de keuze is gemaakt.
Maak een verhuislijst
Schrijf op wat je regelt als een lid verhuist: uit de groepsapp, sleutel of pas inleveren, van de gedeelde agenda en de map af, en taken overdragen aan een ander lid.
Waar de Checkup op let bij je woongroep
Een lid van het bestuur of van een werkgroep vult de vragen in over de woongroep. De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: het internet in de gezamenlijke ruimte, de huur- of ledenadministratie, de map met afspraken met de corporatie of de bank, de reacties op een vrij huis, de groepsapp, de gedeelde agenda en eventueel slimme sloten. Bij elk systeem geef je aan wie erbij kan en op wiens naam het staat.
In het IT-plan staat dan wat eerst kan. Bijvoorbeeld abonnementen op naam van de vereniging zetten, een tweede inlogstap op de mail en de bank, en een vaste lijst voor als iemand verhuist. Een tweede inlogstap betekent: naast je wachtwoord ook een code op je telefoon. De IT-raadgever kijkt het plan na en geeft advies. Hij voert zelf niets uit.
€45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · of €544,50 per jaar · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
Een lid van het bestuur of van een werkgroep beantwoordt in ongeveer twintig minuten de vragen over de woongroep, en krijgt meteen een eigen IT-plan. Een IT-raadgever kijkt het na en scherpt het aan waar dat kan, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het plan een jaar mee, ook als er nieuwe bewoners komen.
Veelgestelde vragen
We hebben geen bestuur, alleen werkgroepen. Kan dat ook?
Ja. De vragen gaan over hoe jullie het samen regelen: wie het internet doet, waar de afspraken staan en wie de groepsapp beheert. Dat werkt ook als de taken over werkgroepen zijn verdeeld.
De woningcorporatie regelt het onderhoud. Wat blijft er voor ons over?
Vaak de gemeenschappelijke dingen: het internet in de gezamenlijke ruimte, de ledenlijst, de reacties op een vrij huis en de groepsapp. De Checkup vraagt wat de corporatie doet en wat bij jullie ligt.
Mogen we reactiebrieven met de hele groep delen?
Veel groepen kiezen samen, en dat hoort bij samen wonen. Deel dan zo weinig mogelijk, bijvoorbeeld een samenvatting zonder gezondheid, en houd de volledige brieven in een afgeschermde map. Vraag bij twijfel wat de schrijver van de brief goedvindt. Dit is geen juridisch advies.
Kan de penningmeester per jaar betalen?
Ja. Je betaalt dan €544,50 per jaar, inclusief btw. Dat is hetzelfde als per maand, alleen in één keer. Bij de start komt er eenmalig €181,50 bij.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vereniging van Eigenaars · Huurdersvereniging of bewonerscommissie · Energiecoöperatie · alle verenigingen
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij