Hoe verstuurt jullie wijkteam een zorgplan naar de huisarts?
Een sociaal wijkteam helpt inwoners met vragen over zorg, geld, wonen en opvoeding, vaak in opdracht van de gemeente. De dossiers zijn van de meest gevoelige soort. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Heeft elke werktelefoon van een wijkcoach een code?
- Is één wachtwoord genoeg om in de dossiers met het BSN te komen?
- Wat staat er op de laptop van een wijkcoach die thuiswerkt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Dossiers, het BSN en de opdracht van de gemeente
Wijkteams werken voor inwoners die hulp nodig hebben, bijvoorbeeld via de Wmo of de Jeugdwet. In de dossiers staat informatie over gezondheid, schulden, gezinsproblemen en soms huiselijk geweld. De AVG noemt gezondheidsgegevens bijzondere persoonsgegevens. Gegevens over schulden zijn dat niet, maar wel heel gevoelig.
Het burgerservicenummer, het BSN, mag een organisatie alleen gebruiken als een wet dat toestaat. Werkt het wijkteam in opdracht van de gemeente, dan staat in de afspraken vaak welke systemen jullie gebruiken en welke eisen er gelden. Soms werken medewerkers in een systeem van de gemeente, soms in een eigen registratiesysteem.
Medewerkers werken op kantoor, bij mensen thuis en onderweg. Een werktelefoon of laptop met dossiers die in de auto blijft liggen, is een datalek als hij gestolen wordt. Een code en versleuteling zorgen dat een dief er niet in kan.
Informatie delen, de meldcode en thuiswerken
Een wijkteam werkt samen met de huisarts, de school, de woningcorporatie en de schuldhulp. Informatie delen kan alleen als de inwoner toestemming geeft, of als een wet het toestaat. Dat geldt ook voor de manier van delen. Een gewone mail met een zorgplan als bijlage kan bij de verkeerde ontvanger terechtkomen.
Organisaties die met kinderen en gezinnen werken, moeten een meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling hebben. Medewerkers leggen dan vast welke signalen ze zien en welke stappen ze zetten. Die aantekeningen zijn extra gevoelig. Alleen de mensen die ze nodig hebben, horen erbij te kunnen.
Werken medewerkers thuis, spreek dan af op welk apparaat en via welk netwerk. Een gedeelde gezinscomputer is geen goede plek voor dossiers.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een wijkteam
Een tweede inlogstap op dossiers en mail
Zet een tweede inlogstap op het registratiesysteem en de mail van elke medewerker: naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Spreek af hoe jullie gevoelige informatie versturen
Leg vast hoe jullie dossiers en zorgplannen delen met huisarts, school en gemeente, bijvoorbeeld via beveiligde mail. Niet als gewone bijlage.
Zet een code op elke werktelefoon en laptop
Zorg dat werktelefoons en laptops een code hebben, versleuteld zijn en op afstand te wissen zijn als ze kwijtraken.
Waar de Checkup op let bij jullie wijkteam
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: het registratiesysteem of het systeem van de gemeente, de mail, werktelefoons en laptops, de agenda, gedeelde mappen en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie met zeer gevoelige dossiers werken, vraagt de Checkup hoe medewerkers informatie delen, hoe apparaten beveiligd zijn en wat er gebeurt als een medewerker vertrekt. Werkt het wijkteam vooral in systemen van de gemeente, dan gaat de Checkup over het deel dat jullie zelf regelen.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over het wijkteam, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij werken in het systeem van de gemeente. Heeft de Checkup dan zin?
Ja, voor het deel dat jullie zelf regelen: de mail, de telefoons en laptops, de gedeelde mappen en wat er gebeurt als iemand vertrekt. Het systeem van de gemeente regelt de gemeente.
Is de Checkup genoeg om aan de eisen van de gemeente te voldoen?
Nee. De Checkup laat zien waar jullie staan en wat de volgende stappen zijn. Het is geen keurmerk en geen juridisch advies.
Wie in het wijkteam vult de Checkup in?
Een coördinator, teamleider of bestuurder van de stichting. Medewerkers hoeven niets in te vullen.
Wat doen we als een werktelefoon kwijt is?
Wis hem op afstand als dat kan, verander de wachtwoorden en kijk of het een datalek is dat jullie moeten melden. Het IT-plan zet dat voor jullie op een rij.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een wijkteam-stichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van inwoners en medewerkers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Jongerenwerk · Mantelzorgsteunpunt · Voedselbank · alle 113 soorten
Lees ook:
Een datalek: wat moet je doen, en wanneer meld je het?
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten