Waar blijft de foto van een brief in de vertaalapp?
Lokale vluchtelingenhulp draait op vrijwilligers die meegaan naar afspraken, brieven uitleggen en taalles geven. Daarbij komen veel persoonlijke papieren voorbij. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Logt een vrijwilliger in met de DigiD van iemand die jullie helpen?
- Staan er persoonlijke papieren op de telefoons van vrijwilligers?
- Hebben jullie afgesproken welke vertaalapps en AI wel mogen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Brieven, DigiD en de inburgering
Sinds 2022 regelt de gemeente de inburgering van statushouders, volgens de Wet inburgering 2021. Vaak doet VluchtelingenWerk of een lokale stichting de maatschappelijke begeleiding, met vrijwilligers naast de beroepskrachten. Die helpen met de huur, toeslagen, school en de zorgverzekering.
Daarbij zien vrijwilligers brieven met een BSN, een verblijfsvergunning, schulden of medische afspraken. Soms vraagt iemand of de vrijwilliger even met zijn DigiD wil inloggen. Dat lijkt behulpzaam, maar met de inlog van een ander werken mag niet. Met DigiD machtigen kan iemand een ander toestemming geven om bepaalde zaken voor hem te regelen, met een eigen inlog.
Een voorbeeld: een vrijwilliger zet de brief van de Belastingdienst in een vertaalapp of een AI-chatbot. Wat er dan met die brief gebeurt, weet niemand. Spreek daarom af welke hulpmiddelen vrijwilligers gebruiken, en wat ze er niet in zetten.
Kwetsbare mensen, gevoelige gegevens en VOG's
De mensen die jullie helpen, zijn vaak afhankelijk van jullie. Hun verhaal, hun geloof of hun gezondheid komt soms ter sprake. Gegevens over gezondheid en geloof zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens. Die mogen jullie alleen vastleggen als het nodig is, en ze moeten goed beschermd zijn.
Vrijwilligers houden contact via WhatsApp op hun eigen telefoon. Daar staan dan foto's van paspoorten en brieven tussen hun vakantiefoto's. Stopt een vrijwilliger, dan blijven die foto's staan. Een afgeschermde map van de organisatie is een betere plek.
Werken jullie met kwetsbare mensen, dan kan de organisatie vrijwilligers vragen om een VOG: een verklaring omtrent het gedrag. Justis geeft uitleg over hoe dat voor vrijwilligersorganisaties werkt.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor lokale vluchtelingenhulp
Help met DigiD via machtigen
Log nooit in met de DigiD van iemand anders. Laat de persoon een vrijwilliger of beroepskracht machtigen, zodat die met een eigen inlog kan helpen.
Zet papieren in een map van de organisatie
Bewaar foto's en kopieën van brieven in een afgeschermde map van de organisatie, niet in de groepsapp of op de telefoon van een vrijwilliger.
Maak een afspraak over vertaalapps en AI
Leg vast welke vertaalhulp vrijwilligers mogen gebruiken. Haal namen, adressen en nummers weg voordat een tekst erin gaat.
Waar de Checkup op let bij jullie organisatie
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: het registratiesysteem of de lijst met hulpvragen, de mail, gedeelde mappen, de groepsapps, de website en de bankrekening. Per systeem vragen we op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Omdat jullie met gevoelige gegevens werken, vraagt de Checkup waar kopieën van papieren blijven, of vrijwilligers een eigen inlog hebben, en wat er gebeurt als iemand stopt. Over de begeleiding zelf gaat de Checkup niet.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de organisatie, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een klein groepje vrijwilligers zonder kantoor. Is dit iets voor ons?
Ja. Juist als alles op privételefoons gebeurt, helpt het om een paar afspraken te maken. Het plan wordt korter naarmate jullie minder systemen hebben.
Mogen we een kopie van een verblijfsvergunning bewaren?
Alleen als het nodig is voor jullie hulp, en dan goed beveiligd en niet langer dan nodig. Vaak is het genoeg om te noteren dat jullie het document gezien hebben. De Checkup is geen juridisch advies.
Wat is DigiD machtigen?
Daarmee geeft iemand een ander toestemming om bepaalde zaken voor hem te regelen bij een organisatie. De helper logt dan in met zijn eigen DigiD. Zo hoeft niemand een wachtwoord te delen.
Werken we samen met VluchtelingenWerk, maar zijn we een eigen stichting. Voor wie is de Checkup?
Voor jullie eigen stichting: jullie eigen accounts, mappen en afspraken. Wat in de systemen van een partner gebeurt, regelt die partner zelf.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in een groep die vluchtelingen helpt, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van vluchtelingen en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Vrijwilligersorganisatie · Voedselbank · Burenhulp · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Een datalek: wat moet je doen, en wanneer meld je het?