Weten jullie welke bedrijven het cv-boek nog bewaren?
Een studievereniging verkoopt boeken, organiseert lezingen, excursies en bedrijvendagen, en zit dicht op de opleiding. Elk jaar neemt een nieuw bestuur het over. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Hebben studenten zelf gekozen of hun cv naar twintig bedrijven gaat?
- Heeft de webshop van de boekenverkoop een tweede inlogstap?
- Welke contracten met leveranciers lopen door als het bestuur wisselt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Bedrijvendagen, sponsors en cv's
Bedrijven sponsoren de studievereniging en willen in contact komen met studenten. Bij een bedrijvendag of carrièreavond vragen ze om cv's, soms gebundeld in een boek. Een cv is vol persoonsgegevens: naam, adres, telefoonnummer, cijfers en soms een foto.
Studenten moeten weten welke bedrijven hun cv krijgen, en zelf kunnen kiezen of ze meedoen. Maak met de bedrijven afspraken over wat ze met de cv's doen en wanneer ze die verwijderen. Zet die afspraken in het sponsorcontract.
Een voorbeeld: een sponsor vraagt na de bedrijvendag om de mailadressen van alle leden, voor een uitnodiging. Goed bedoeld, maar dat past niet bij het doel waarvoor leden hun gegevens gaven. Stuur de uitnodiging liever zelf door in de nieuwsbrief.
Boekenverkoop, de opleiding en leveranciers
Veel studieverenigingen verkopen studieboeken aan leden, via een eigen webshop of een boekleverancier. Daar horen een betaalomgeving en een lijst met bestellingen bij. Wie de webshop beheert, kan ook bij de opbrengst.
De vereniging werkt vaak met systemen en ruimtes van de hogeschool of universiteit. Bestuursleden krijgen soms een account of sleutelpas van de instelling. Spreek met de opleiding af wat er gebeurt aan het eind van het bestuursjaar.
Na een paar jaar heeft de vereniging contracten met een boekleverancier, een leverancier van ledensoftware, een webhoster en een drukker. Contracten lopen automatisch door, en niemand weet meer wanneer ze op te zeggen zijn. Een lijst met leveranciers, einddata en opzegtermijnen geeft het nieuwe bestuur overzicht.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie studievereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een studievereniging
Maak afspraken met bedrijven over cv's
Zet in elk sponsorcontract wat het bedrijf met cv's van studenten mag doen, en wanneer het ze verwijdert. Laat studenten zelf kiezen of hun cv meegaat.
Een tweede inlogstap op webshop en betalingen
Zet een tweede inlogstap op de boekenwebshop, de betaalomgeving en de bank: naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Maak een lijst van leveranciers en contracten
Schrijf op met welke leveranciers jullie werken, wat ze leveren, wanneer het contract afloopt en hoe lang de opzegtermijn is.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen de studievereniging gebruikt: de ledenadministratie, de boekenwebshop en de betaalomgeving, de website, de nieuwsbrief, accounts van de opleiding, de groepsapps van commissies en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat het bestuur elk jaar wisselt, vraagt de Checkup hoe de overdracht gaat. Voor sponsors vraagt hij welke gegevens van studenten ze krijgen.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de studievereniging, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met een studentenvereniging?
Een studievereniging hoort bij een opleiding en richt zich op studie en loopbaan. Een studentenvereniging draait vooral om gezelligheid en sociaal leven. Voor die laatste is er een eigen pagina.
Mogen we oude tentamens en samenvattingen delen?
Vraag de opleiding wat ze toestaat. Op tentamens en lesmateriaal rust vaak auteursrecht van de docent of de instelling.
Wie in het bestuur van de studievereniging pakt dit op?
Het bestuurslid dat over IT of de secretaris gaat. Liefst samen met de voorganger, zodat de overdracht meteen klopt.
Wat als de opleiding onze systemen regelt?
Dan gaat de Checkup over wat jullie zelf beheren: de webshop, de bank, de nieuwsbrief en de afspraken met sponsors.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een studievereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Studentenvereniging · Alumnivereniging · Beroeps- en brancheorganisatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?