Wie mag het ledenbestand van jullie alumnivereniging eigenlijk gebruiken?
Een alumnivereniging houdt oud-studenten of oud-leerlingen met elkaar en met hun opleiding in contact. Het ledenbestand groeit elk jaar en gaat tientallen jaren mee. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Wat is er afgesproken als de universiteit om jullie ledenbestand vraagt?
- Wie kan het mentorplatform nog beheren als de bouwer ervan stopt?
- Staan de ticketomgeving en de rekening van de reünie nog op naam van de organisator van vorig jaar?
- Hoeveel mailadressen in jullie bestand werken eigenlijk nog?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het ledenbestand en de opleiding
In het ledenbestand van een alumnivereniging staat vaak meer dan naam en adres: het afstudeerjaar, de werkgever, de functie en soms een LinkedIn-profiel. Dat maakt het bestand interessant, ook voor anderen. Recruiters, sponsors en de opleiding zelf vragen er weleens om.
Vaak heeft de hogeschool of universiteit ook een eigen alumnibureau, met een eigen bestand. Delen jullie gegevens met elkaar, leg dan vast wie wat mag gebruiken en waarvoor. Zonder toestemming van leden mag dat alleen als het past bij het doel waarvoor ze hun gegevens gaven.
Een bestand dat tientallen jaren meegaat, raakt verouderd. Mailadressen werken niet meer, mensen verhuizen of overlijden. Spreek af wanneer jullie gegevens van oud-leden opruimen, en hoe jullie omgaan met berichten van nabestaanden.
Het mentorprogramma, bijeenkomsten en de nieuwsbrief
Veel alumniverenigingen koppelen studenten aan oud-studenten in een mentorprogramma. Daarvoor gebruiken ze een platform of een formulier. Wie dat platform ooit heeft opgezet, is vaak de enige beheerder. Stopt die, dan kan niemand meer koppelingen maken of gegevens verwijderen.
Voor reünies en lezingen schrijven leden zich in, soms met een betaling. De ticketomgeving en de betaalrekening staan dan op naam van de organisator van dat jaar.
De nieuwsbrief gaat naar duizenden adressen. Zet een tweede inlogstap op de nieuwsbriefdienst, zodat niemand anders namens jullie een bericht kan sturen naar al die alumni.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie alumnivereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een alumnivereniging
Maak afspraken met de opleiding over gegevens
Leg op papier vast welke gegevens jullie met het alumnibureau van de opleiding delen, waarvoor, en wat er gebeurt als een lid bezwaar maakt.
Geef het mentorplatform twee beheerders
Zorg dat minstens twee bestuursleden beheerder zijn van het mentorplatform en de ticketomgeving, op een mailadres van de vereniging.
Een tweede inlogstap op ledenbestand en nieuwsbrief
Zet een tweede inlogstap op het ledenbestand en de nieuwsbriefdienst: naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: het ledenbestand, de nieuwsbrief, het mentorplatform, de inschrijving voor bijeenkomsten, de website, de LinkedIn-groep en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie gegevens delen met een opleiding of sponsors, vraagt de Checkup welke afspraken daarover bestaan, en hoe lang jullie gegevens van oud-leden bewaren.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de alumnivereniging, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Het alumnibureau van de universiteit doet veel voor ons. Is de Checkup dan nodig?
De Checkup gaat over wat de vereniging zelf regelt: het eigen ledenbestand, de nieuwsbrief, het mentorplatform en de bank. Wat de universiteit regelt, valt erbuiten.
Mogen we een lijst van leden op de website zetten?
Alleen van leden die daarvoor gekozen hebben. Laat leden in hun profiel aangeven wat anderen mogen zien.
Wie van de alumnivereniging vult de vragen in?
De secretaris of het bestuurslid dat het ledenbestand beheert. Andere leden hoeven niets in te vullen.
Wat doen we als een nabestaande meldt dat een lid is overleden?
Zet het lid op inactief zodat er geen post of mail meer gaat, en verwijder de gegevens volgens jullie afspraak. Reageer persoonlijk naar de nabestaande.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een alumnivereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en oud-studenten, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Studievereniging · Studentenvereniging · Beroeps- en brancheorganisatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?