Kan jullie oud-wedstrijdsecretaris nog in de competitie van de regio?
Een regio of district van een sportbond deelt competities in, wijst scheidsrechters aan en organiseert kampioenschappen. Daarvoor werken vrijwilligers in de systemen van de bond, met gegevens van leden van veel clubs. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Worden bij elke wisseling in de regio de rechten in het bondssysteem ingetrokken?
- Waar staan de stukken van een tuchtzaak, en wie kan ze lezen?
- Is het bondsaccount met gegevens van veel clubs beveiligd met een tweede inlogstap?
- Zijn de uitslagen van minderjarige spelers voor iedereen te vinden?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het systeem van de bond en gegevens van veel clubs
De meeste bonden werken met een landelijk systeem voor leden, competities en wedstrijdformulieren, zoals Sportlink. Vrijwilligers van de regio krijgen daarin rechten om competities in te delen, uitslagen te controleren of scheidsrechters aan te wijzen. Met die rechten zien ze gegevens van spelers en officials van tientallen clubs.
Rechten blijven vaak staan als iemand zijn taak neerlegt. Wie vijf jaar geleden wedstrijdsecretaris was, kan er dan nog steeds in. Vraag de bond daarom bij elke wisseling om de rechten aan te passen.
Een account met zulke rechten is aantrekkelijk voor iemand met kwade bedoelingen. Een tweede inlogstap, naast het wachtwoord een code op de telefoon, maakt het veel moeilijker om dat account over te nemen.
Tuchtzaken, uitslagen en minderjarige spelers
Behandelt de regio tuchtzaken of meldingen, dan komen er verslagen, getuigenverklaringen en soms beelden langs. Die zijn gevoelig voor de spelers en scheidsrechters die erbij betrokken zijn. Alleen de leden van de commissie horen erbij te kunnen, en niet via de groepsapp.
Uitslagen en standen staan openbaar op internet. Bij jeugdcompetities staan er namen van kinderen in. Zet daar niet meer gegevens bij dan nodig, zoals geboortedata.
De regio heeft daarnaast vaak een eigen mailadres, een website en een bankrekening voor toernooien. Die staan soms nog op naam van een vrijwilliger die allang gestopt is.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie regio-afdeling kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een regio-afdeling van een sportbond
Laat rechten intrekken bij elke wisseling
Meld de bond elke wissel in de regio, en vraag om de rechten van vertrekkende vrijwilligers in te trekken. Loop de lijst één keer per jaar na.
Bewaar tuchtstukken apart
Zet stukken van tuchtzaken en meldingen in een afgeschermde map, alleen voor de commissie. Deel ze niet via groepsapps of gewone mail.
Een tweede inlogstap op het bondsaccount
Zet de tweede inlogstap aan op elk account met rechten in het systeem van de bond, als de bond dat aanbiedt.
Waar de Checkup op let bij jullie regio
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen de regio gebruikt: de accounts in het systeem van de bond, de mail van de regio, de website, de map met tuchtzaken, de groepsapps en de bankrekening voor toernooien. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat vrijwilligers gegevens van veel clubs kunnen zien, vraagt de Checkup hoe rechten worden toegekend en ingetrokken. Over de sport zelf gaat de Checkup niet.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de regio-afdeling, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Het systeem is van de bond. Wat is dan onze rol?
Jullie bepalen wie namens de regio rechten krijgt, en melden het als iemand stopt. Op dat deel richt de Checkup zich.
Wij zijn geen vereniging, maar een afdeling van de bond. Kan de Checkup dan?
Ja, als de regio eigen accounts, een eigen mailadres of een eigen rekening heeft. Regelt de bond alles, dan heeft de Checkup minder zin.
Mogen tuchtzaken per mail?
Liever niet met gewone mail. Gebruik een afgeschermde map of de omgeving die de bond daarvoor heeft. Spreek af wie de stukken bewaart en hoe lang.
Wie in de regio vult de Checkup in?
De secretaris of de voorzitter van de regio. Andere vrijwilligers hoeven niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een regio-afdeling van de sportbond, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van spelers en clubs, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Voetbalvereniging · Korfbalvereniging · Beroeps- en brancheorganisatie · alle 113 soorten
Lees ook:
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over