Mailt het schoolbestuur over leerlingen vanaf privéadressen?
Een schoolvereniging is het bevoegd gezag van een school voor bijzonder onderwijs. Ouders zijn vaak lid, en kiezen het bestuur. De school heeft een eigen IT-omgeving, maar het bestuur heeft ook een eigen rol. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staat de ledenlijst van de vereniging los van de leerlingadministratie?
- Wanneer vroeg het bestuur voor het laatst naar de verwerkersovereenkomsten?
- Welke stukken staan nog op de laptop van een bestuurslid dat vertrok?
- Heeft de mail van elk bestuurslid een tweede inlogstap?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het bestuur en de gegevens van leerlingen
Het bevoegd gezag is volgens de AVG verantwoordelijk voor de gegevens van leerlingen. Bij een schoolvereniging is dat dus het bestuur. In de praktijk regelt de directie het dagelijkse werk: de leerlingadministratie, de digitale leermiddelen en de mail van de leraren.
Voor digitale leermiddelen is er het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy. De PO-Raad en de VO-raad hebben het getekend namens de aangesloten schoolbesturen. Daarbij hoort een model voor de verwerkersovereenkomst met leveranciers. Het bestuur hoeft die niet zelf te maken, maar kan wel vragen of ze er zijn.
Zo houdt het bestuur toezicht zonder zelf in de systemen van de school te werken. Een jaarlijkse vraag aan de directie volstaat vaak: welke leveranciers werken met gegevens van leerlingen, en hebben we met elk van hen een verwerkersovereenkomst?
De ledenlijst en de mail van het bestuur
Naast de school heeft de vereniging een eigen ledenlijst, met ouders en andere leden, hun adressen en de contributie. Die lijst is iets anders dan de leerlingadministratie, en hoort er ook los van te staan. Niet iedereen die bij de ene kan, hoort bij de andere te kunnen.
Bestuursleden zijn vrijwilligers en mailen vaak vanaf hun eigen adres. Daar komen dan stukken binnen over personeel, financiën en leerlingen. Stopt een bestuurslid, dan blijven die stukken in zijn privémailbox staan. Een mailadres van de vereniging voor elk bestuurslid lost dat op.
Vraagt de vereniging van ouders dat ze de grondslag van de school onderschrijven, dan kan uit die gegevens hun geloof of levensovertuiging blijken. Dat zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens. Bewaar ze extra zorgvuldig.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie schoolvereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een schoolvereniging
Houd de ledenlijst los van de leerlingadministratie
Zet de ledenlijst van de vereniging op een eigen plek, waar alleen de ledenadministrateur en de penningmeester bij kunnen.
Vraag elk jaar naar de verwerkersovereenkomsten
Vraag de directie één keer per jaar welke leveranciers met gegevens van leerlingen werken, en of er met elk een verwerkersovereenkomst is.
Een mailadres en tweede inlogstap voor bestuursleden
Geef elk bestuurslid een mailadres van de vereniging, met een tweede inlogstap: naast het wachtwoord een code op de telefoon.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen de vereniging zelf gebruikt: de ledenlijst en de contributie, de mail van het bestuur, de map met bestuursstukken, de website en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Voor de school zelf vraagt de Checkup welke afspraken het bestuur met de directie heeft over privacy en leveranciers. De IT van de school in de klas valt buiten de Checkup voor verenigingen.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de schoolvereniging, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De school heeft een eigen IT-leverancier. Waar gaat de Checkup dan over?
Over wat de vereniging en het bestuur zelf regelen: de ledenlijst, de mail van het bestuur, de bestuursstukken en het toezicht op de afspraken over privacy.
Wij hebben een directeur-bestuurder en een raad van toezicht. Past dit dan nog?
Ja. Neem dan de rol van de raad van toezicht als uitgangspunt: welke vragen stelt die over privacy en IT, en waar staan de stukken?
Wie in de schoolvereniging doet de Checkup?
De secretaris of een ander bestuurslid. Ouders en leraren hoeven niets in te vullen.
Moeten we het privacyconvenant zelf tekenen?
De PO-Raad en de VO-raad tekenen namens de aangesloten besturen. Is jullie bestuur lid, dan geldt het convenant voor jullie. De Checkup is geen juridisch advies.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een schoolvereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leerlingen en ouders, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oudervereniging of ouderraad · Medezeggenschapsraad · Studievereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten