Liggen de vertrouwelijke stukken van de MR nog bij oud-leden?
In een medezeggenschapsraad praten ouders, leraren en soms leerlingen mee over het beleid van de school. Ze krijgen daarvoor stukken die niet altijd openbaar zijn. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Zit een ouder die vorig jaar stopte nog in de groepsapp van de MR?
- In welke privémailboxen staat de begroting van de school?
- Weet elk lid waar een geheim stuk wel en niet mag staan?
- Kan een nieuw lid morgen alle stukken vinden?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Vertrouwelijke stukken en geheimhouding
De Wet medezeggenschap op scholen, de WMS, regelt de rechten van de MR. Vergaderingen zijn in principe openbaar. Maar soms krijgt de raad stukken die vertrouwelijk zijn, bijvoorbeeld over personeel of een reorganisatie. Wie geheimhouding oplegt, zegt welke informatie het betreft en hoe lang.
Volgens de meeste MR-reglementen stopt die geheimhouding niet als iemand uit de raad gaat. Staan de stukken in zijn privémailbox, dan heeft hij ze na zijn vertrek nog steeds. Een mailadres en een gedeelde map van de MR maken het makkelijker om stukken bij elkaar te houden.
Zet op vertrouwelijke stukken duidelijk dat ze vertrouwelijk zijn, en tot wanneer. Bewaar ze apart van de openbare notulen.
Wisselende leden, de groepsapp en de achterban
Leden van de MR zitten er een paar jaar. Elk schooljaar komt er iemand bij of gaat er iemand weg. Zonder vaste plek voor stukken begint elke nieuwe raad opnieuw met zoeken.
De MR overlegt vaak in een groepsapp. Dat is snel, maar er komen ook meningen over collega's of ouders in. Spreek af wat er wel en niet in de groepsapp hoort, en haal vertrokken leden eruit.
De MR peilt soms de mening van ouders, met een online vragenlijst. Maak die aan met een account van de MR of de school, en vraag niet meer persoonsgegevens dan nodig.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie raad kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een medezeggenschapsraad
Gebruik een mailadres en map van de MR
Vraag de school om een mailadres en een gedeelde map voor de MR. Laat stukken daar binnenkomen, en niet op privéadressen.
Bewaar vertrouwelijke stukken apart
Zet vertrouwelijke stukken in een aparte map, met op elk stuk tot wanneer het vertrouwelijk is.
Haal vertrokken leden overal uit
Haal leden die uit de raad gaan aan het eind van het schooljaar uit de map, het mailadres en de groepsapp.
Waar de Checkup op let bij jullie MR
De Checkup vraagt welke systemen de MR gebruikt: het mailadres, de gedeelde map met stukken, de groepsapp, vragenlijsten voor de achterban en de pagina op de website van de school. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie vertrouwelijke stukken krijgen, vraagt de Checkup waar die staan en wat er gebeurt als een lid de raad verlaat.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de MR, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Een MR is geen vereniging. Kunnen wij de Checkup toch doen?
Ja. De vragen gaan over jullie stukken, mail en afspraken. Vragen over leden, contributie of een bankrekening die niet bij jullie spelen, slaan jullie over.
Wij hebben ook een ouderraad. Is dit dezelfde pagina?
De ouderraad of oudervereniging regelt activiteiten en de ouderbijdrage. Daarvoor is een eigen pagina. Deze pagina gaat over de MR en zijn stukken.
Moet de school ons een mailadres geven?
De school moet de MR in staat stellen zijn werk te doen. Een mailadres en een map zijn een gewone vraag. Bespreek het met de directie.
Wie in de MR vult de vragen in?
De voorzitter of secretaris van de MR. De andere leden hoeven niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in een medezeggenschapsraad of ouderraad, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van ouders en leerlingen, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Oudervereniging of ouderraad · Schoolvereniging voor bijzonder onderwijs · Studentenvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?