Werkt de strandpost nog als het netwerk wegvalt?
Een reddingsbrigade traint het hele jaar in het zwembad en staat in de zomer op het strand of bij de zwemplas. Daar hoort meer IT bij dan jullie misschien denken. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Gebruikt iedereen op de post dezelfde inlog?
- Waar staan de verslagen van hulpverleningen, en wie kan ze lezen?
- Kan een lid dat gestopt is nog in Sportlink?
- Wie houdt bij welke VOG's er deze zomer verlopen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Sportlink, de post en verslagen van hulpverleningen
Brigades die zijn aangesloten bij Reddingsbrigade Nederland, de landelijke bond, houden hun leden bij in Sportlink. Daarin staan namen, geboortedata, adressen en de diploma's die leden halen. Een paar vrijwilligers hebben er een beheerdersinlog voor.
Op de post staat vaak een computer of tablet voor het logboek, het weerbericht en de contacten met de hulpdiensten. Omdat er elke dag andere mensen dienst hebben, delen ze één inlog. Dat is makkelijk. Maar dan weet niemand meer wie wat heeft ingevuld, en het wachtwoord gaat jaren mee.
Na een hulpverlening schrijven jullie op wat er gebeurde. Daarin staan soms een naam, een leeftijd en wat er met iemand aan de hand was. Dat zijn gegevens over gezondheid. Volgens de AVG, de Europese privacywet, zijn dat bijzondere persoonsgegevens. Die moeten extra goed beschermd zijn.
Jeugdleden, VOG's en wat er gebeurt als het netwerk uitvalt
Veel brigades hebben een grote jeugdafdeling. Voor de lessen hebben jullie noodnummers van ouders en soms medische informatie nodig. Reddingsbrigade Nederland raadt aan dat vrijwilligers die met jeugd werken een VOG hebben: een verklaring omtrent het gedrag van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Voor examinatoren en wedstrijdofficials is een VOG verplicht.
Foto's van een wedstrijd of de zwemles zetten jullie alleen online als ouders van kinderen onder de 16 jaar toestemming gaven. Die toestemming kunnen ze altijd weer intrekken.
Op een drukke stranddag valt het mobiele netwerk soms weg. Werkt de telefoon van de post niet, of start de computer niet op, dan moet iedereen weten wat hij dan doet. Dat staat het best op papier, op de post zelf.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie brigade kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een reddingsbrigade
Geef iedereen op de post een eigen inlog
Laat elke lifeguard met een eigen account inloggen op de computer of tablet van de post. Dan zien jullie wie wat invulde, en een vertrokken lid kan er niet meer in.
Bewaar verslagen van hulpverleningen apart
Zet verslagen met namen en gezondheidsinformatie in een afgeschermde map van de brigade. Alleen de mensen die ze nodig hebben, kunnen erbij.
Maak een uitvalkaart voor de post
Schrijf op één kaart wat jullie doen als telefoon, internet of computer op de post uitvalt: wie jullie bellen, welk nummer, en waar het papieren logboek ligt.
Waar de Checkup op let bij jullie brigade
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen de brigade gebruikt: Sportlink, de mail van het bestuur, de computer of tablet op de post, de website, de groepsapps van de jeugd en de bankrekening. Per systeem vragen we op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Omdat jullie met gegevens over gezondheid en met kinderen werken, vraagt de Checkup waar verslagen en medische informatie staan. Hij vraagt ook naar de tweede inlogstap: naast een wachtwoord een code op de telefoon. Over het reddingswerk zelf gaat de Checkup niet.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de brigade, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Onze post heeft maar één tablet. Moet iedereen dan een eigen account?
Op één tablet kunnen meerdere gebruikers. Lukt dat niet, maak dan een account per dienst of per ploeg en verander het wachtwoord na het seizoen. Het IT-plan helpt jullie kiezen wat bij jullie post past.
Mogen we verslagen van hulpverleningen bewaren?
Ja, als jullie een goede reden hebben en ze goed beveiligen. Spreek ook af hoe lang jullie ze bewaren. De Checkup is geen juridisch advies; bij twijfel kunnen jullie het navragen bij Reddingsbrigade Nederland.
Wie vult de Checkup in bij een brigade?
Eén bestuurslid of vrijwilliger, bijvoorbeeld de secretaris of iemand die de post regelt. De lifeguards hoeven niets in te vullen.
Wat als de beheerder van Sportlink stopt?
Zorg dat er altijd minstens twee beheerders zijn. Dan geeft de een de toegang door aan de opvolger, en hoeft niemand een wachtwoord over te nemen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een reddingsbrigade, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Zwemvereniging · Watersportvereniging · EHBO-vereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten
Een datalek: wat moet je doen, en wanneer meld je het?