Komt de melding van jullie AED nog bij iemand aan?
Een EHBO-vereniging geeft cursussen, houdt herhalingslessen bij en staat met een post op evenementen. Bij elk van die taken horen gegevens en accounts. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed gaat, en wat beter kan.
Even eerlijk
- Staat het account bij HartslagNu op het mailadres van iemand die gestopt is?
- Als de lijst met herhalingslessen kwijt is, wie mag dan zijn diploma verlengen?
- Wat geven jullie de organisatie van het dorpsfeest als die vraagt wie er bij de post kwam?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Cursisten, herhalingslessen en de landelijke vereniging
Veel EHBO-verenigingen zijn een afdeling van de Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO. Wie lid is van de afdeling, is dan ook lid van de landelijke vereniging. De cursussen leiden op voor het diploma van Het Oranje Kruis. Dat diploma blijft geldig als de houder op tijd de herhalingslessen volgt.
De vereniging houdt dus bij wie welke lessen volgde. Dat gebeurt in de ledenadministratie, of in een eigen lijst van de secretaris. Raakt die lijst kwijt, dan weet niemand meer wie zijn diploma mag verlengen. Een tweede kopie op een andere plek voorkomt dat.
Hangt er een AED bij het verenigingsgebouw, dan staat die vaak aangemeld bij HartslagNu. Dat is het systeem dat burgerhulpverleners oproept bij een hartstilstand. De AED-beheerder krijgt een sms en een mail als de AED gebruikt is. Staat dat account op een privéadres van iemand die gestopt is, dan komt die melding nergens aan.
De EHBO-post en gezondheidsgegevens
Op een braderie, sportdag of festival bemant de vereniging een EHBO-post. Daar schrijven de hulpverleners op wie ze geholpen hebben en wat er aan de hand was. Dat zijn gegevens over gezondheid, en die zijn volgens de AVG bijzondere persoonsgegevens.
Een voorbeeld: na het dorpsfeest vraagt de organisatie om een lijst van iedereen die bij de post kwam. Die wil weten of er iets met het terrein mis was. Begrijpelijk, maar de namen en klachten horen daar niet bij. Een telling per soort letsel is meestal genoeg.
Formulieren gaan na afloop vaak mee naar huis met een vrijwilliger, of ze komen als foto in de groepsapp. Spreek af waar ze heen gaan en wanneer ze weg mogen.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een EHBO-vereniging
Zet het AED-account op de vereniging
Meld de AED bij HartslagNu aan met een mailadres en telefoonnummer van de vereniging. Zo komt een melding altijd bij een beheerder aan, ook na een bestuurswissel.
Spreek af waar postformulieren blijven
Leg vast waar de formulieren van een EHBO-post na afloop heen gaan, en wanneer jullie ze vernietigen. Geef de organisatie van het evenement alleen een telling, geen namen.
Maak een back-up van de herhalingslijst
Bewaar de lijst met gevolgde lessen op een plek van de vereniging, en zorg dat er automatisch een tweede kopie van wordt gemaakt.
Waar de Checkup op let bij jullie vereniging
De Checkup vraagt welke systemen jullie EHBO-vereniging gebruikt: de ledenadministratie, de lijst met cursisten en herhalingslessen, de mail van het bestuur, de website, de inschrijving voor cursussen en het account bij HartslagNu. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Voor de EHBO-post vraagt de Checkup waar de formulieren blijven en wie ze kan zien. Voor de penningmeester vraagt hij hoe betalingen worden gecontroleerd. Over de inhoud van de cursussen gaat de Checkup niet.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de vereniging, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij gebruiken papieren formulieren op de post. Telt dat ook?
Ja. De AVG geldt ook voor papier. Spreek af wie de formulieren meeneemt, waar ze liggen en wanneer jullie ze vernietigen.
Is een AED-account bij HartslagNu een IT-zaak?
Het is een account met jullie gegevens, waar meldingen op binnenkomen. Daarom vraagt de Checkup op wiens naam het staat, net als bij de mail en de bankrekening.
Moeten we de lijst met herhalingslessen bewaren als iemand opzegt?
Bewaar gegevens niet langer dan nodig. Hoe lang dat is, spreken jullie zelf af. Leg die keuze vast, zodat de volgende secretaris weet wat de afspraak is.
Kan een kleine afdeling de Checkup ook doen?
Ja. Eén bestuurslid beantwoordt de vragen. Hoe kleiner de vereniging, hoe korter het plan.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een EHBO-vereniging, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en cursisten, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Reddingsbrigade · Evenementenstichting · Dorpshuis · alle 113 soorten
Lees ook:
Een datalek: wat moet je doen, en wanneer meld je het?
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over