In wiens mailbox komen de reserveringen van jullie camping binnen?
Een natuurcamping of kampeervereniging is klein en rustig, en draait vaak op vrijwilligers. Toch zijn er reserveringen, gegevens van gasten en regels van de gemeente. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Waar ligt het nachtregister, en wie kan erin bladeren?
- Kunnen gasten nog boeken of bellen als het bereik op het terrein wegvalt?
- Vragen jullie gasten meer gegevens dan de gemeente vraagt?
- Kloppen de nachten voor de toeristenbelasting met wat er in de la ligt?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Reserveringen, het nachtregister en de kampeerkaart
Natuurkampeerterreinen zijn kleine campings in de natuur. De Stichting Natuurkampeerterreinen bepaalt welke terreinen die naam mogen dragen. Gasten hebben een Natuurkampeerkaart nodig. Daarnaast zijn er kampeerverenigingen met een eigen terrein voor leden.
Reserveringen komen binnen per mail, telefoon of een formulier op de website. Vaak in de mailbox van één beheerder. Is die er niet, dan weet niemand wie er komt. Een mailadres van de camping, waar twee mensen bij kunnen, lost dat op.
Wie geregeld kampeerplaatsen verhuurt, moet een nachtregister bijhouden, met naam, woonplaats, aankomst- en vertrekdatum en het soort identiteitsbewijs. Een kopie of scan van het identiteitsbewijs mag niet. Of het register voor jullie geldt, hangt af van hoe jullie terrein werkt. Vraag het bij twijfel aan de gemeente.
Toeristenbelasting, bereik en uitval
In veel gemeenten betaalt een camping toeristenbelasting per overnachting. Daarvoor tellen jullie de nachten, en de gemeente kan vragen om die telling te laten zien. Een register dat compleet en terug te vinden is, maakt dat makkelijk.
Op een terrein in de natuur is het bereik vaak slecht. Een betaalautomaat, een telefoon of een laptop met reserveringen werkt dan niet altijd. Spreek af wat de beheerder doet als telefoon of internet uitvalt. Bijvoorbeeld: een papieren lijst van de aankomsten van die week, en een vaste plek waar gasten contant of later kunnen betalen.
Hebben jullie wifi voor gasten, houd die dan apart van de laptop van de beheerder.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie vereniging kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een natuurcamping
Noteer voor het nachtregister alleen wat moet
Schrijf in het register alleen naam, woonplaats, data en het soort identiteitsbewijs. Maak geen kopie of foto van het identiteitsbewijs, en ruim oude kopieën op.
Zet het reserveringsadres op de camping
Laat reserveringen binnenkomen op een mailadres van de camping, waar twee beheerders of bestuursleden bij kunnen.
Maak een plan voor slecht bereik
Leg vast wat de beheerder doet als telefoon of internet uitvalt: een papieren aankomstlijst, en hoe gasten dan betalen.
Waar de Checkup op let bij jullie camping
De Checkup voor verenigingen vraagt welke systemen jullie camping gebruikt: het mailadres voor reserveringen, het nachtregister, de website, de betaalautomaat, de wifi voor gasten, de ledenlijst en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat er gasten overnachten, vraagt de Checkup welke gegevens jullie van hen bewaren, en wat er gebeurt als het internet op het terrein uitvalt.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de camping, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een kampeervereniging met alleen leden. Moeten we een nachtregister bijhouden?
Dat hangt af van de situatie, bijvoorbeeld of jullie geregeld plaatsen aan anderen verhuren. Vraag het bij twijfel aan de gemeente. De Checkup is geen juridisch advies.
Mogen we het nachtregister digitaal bijhouden?
Dat kan, als het compleet is, snel te tonen, en er een reservekopie is. Bewaar het op een plek van de camping, niet op de telefoon van de beheerder.
Wij hebben bijna geen IT. Waarom zouden we de Checkup doen?
Ja. Een mailadres, een register, een bankrekening en een website zijn genoeg om een kort plan op te leveren.
Wie van de camping beantwoordt de vragen?
De beheerder of een bestuurslid. De gasten merken er alleen iets van als hun gegevens beter geregeld zijn.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een natuurcamping, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van gasten en leden, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: IVN-afdeling · Volkstuinvereniging · Natuur- en milieuvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over