Wat blijft er over van jullie cursus als de cursusleider stopt?
Een IVN-afdeling geeft natuurcursussen, leidt natuurgidsen op en gaat met schoolklassen naar buiten. Dat draait op vrijwilligers, met lesmateriaal, aanmeldingen en foto's. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Staan de presentaties en determinatietabellen alleen op iemands eigen computer?
- Wie heeft er een inlog voor jullie pagina op de site van IVN?
- Is er met de school afgesproken wie toestemming vraagt voor foto's van de klas?
- Wat doen jullie na de cursus met de adressen en betalingen van cursisten?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Cursussen, de natuurgidsenopleiding en het lesmateriaal
IVN Natuureducatie is een landelijke vereniging met zo'n 160 afdelingen. Afdelingen organiseren excursies, korte natuurcursussen en de natuurgidsenopleiding. Die opleiding duurt ongeveer anderhalf jaar, met theorie en praktijk.
Rond zo'n cursus ontstaat veel materiaal: presentaties, determinatietabellen, foto's en opdrachten. Vaak maakt één vrijwilliger het, op zijn eigen computer. Stopt die cursusleider, dan moet de volgende helemaal opnieuw beginnen. Een gedeelde map van de afdeling, met een back-up, voorkomt dat.
Veel afdelingen hebben een eigen pagina op de site van IVN, met de agenda en het nieuws. Een paar vrijwilligers hebben daar een inlog voor. Spreek af wie dat zijn, en wat er gebeurt als iemand stopt.
Schoolklassen, aanmeldingen en foto's van kinderen
Afdelingen helpen scholen met natuureducatie. Natuurgidsen gaan met een klas het bos in of de polder op. Daar worden foto's gemaakt, voor de nieuwsbrief of de sociale media van de afdeling.
Voor foto's van kinderen onder de 16 jaar is toestemming van de ouders nodig als jullie ze online zetten. Die toestemming vraagt de school vaak al. Spreek met de school af wie wat regelt, en zet anders kinderen niet herkenbaar in beeld.
Cursisten melden zich aan met naam, adres, telefoonnummer en soms hun betaling. Die gegevens zijn nodig voor de cursus. Na afloop hoeft niet alles bewaard te blijven. Spreek af wat jullie houden, zoals wie een certificaat kreeg.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie afdeling kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een IVN-afdeling
Geef de afdelingspagina twee beheerders
Zorg dat minstens twee vrijwilligers de afdelingspagina en de mail van de afdeling kunnen beheren. Haal vrijwilligers die stoppen er meteen uit.
Regel foto's bij schoolactiviteiten
Spreek met de school af of ouders toestemming gaven voor foto's. Is dat niet zo, fotografeer dan alleen de natuur of kinderen van achteren.
Bewaar lesmateriaal met een back-up
Zet het materiaal van de cursussen in een gedeelde map van de afdeling, met een automatische tweede kopie. Dan blijft het, ook als een cursusleider stopt.
Waar de Checkup op let bij jullie afdeling
De Checkup vraagt welke systemen jullie afdeling gebruikt: de afdelingspagina, de mail, de inschrijving voor cursussen, de gedeelde mappen met lesmateriaal, de groepsapps van werkgroepen en de bankrekening. Per systeem vragen we op wiens naam het staat en wie erbij kan.
Voor activiteiten met scholen vraagt de Checkup hoe jullie omgaan met foto's van kinderen. Voor de cursussen vraagt hij hoe lang jullie gegevens van cursisten bewaren.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de afdeling, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Een deel van onze systemen is van IVN landelijk. Wat doet de Checkup daarmee?
Het systeem zelf regelt de landelijke organisatie. De Checkup kijkt naar wat de afdeling zelf regelt: wie een inlog heeft, en of die mensen nog actief zijn.
Moeten we de gegevens van oud-cursisten weggooien?
Bewaar wat nodig is, bijvoorbeeld wie de opleiding afrondde. Adressen en telefoonnummers kunnen meestal weg als de cursus voorbij is. Leg vast wat jullie afspreken.
Wie in de afdeling vult de vragen in?
Eén bestuurslid of vrijwilliger, zoals de secretaris. Werkgroepen hoeven niets in te vullen.
Wij hebben ook een werkgroep die vogels telt. Valt dat erbuiten?
Nee, die nemen jullie gewoon mee. Denk aan de groepsapp en de lijsten met waarnemingen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een IVN-afdeling, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en cursisten, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Natuur- en milieuvereniging · Vogelwacht · Natuurcamping · alle 113 soorten
Lees ook:
Bestuurswissel bij jullie vereniging: zo draag je de IT over
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?