Kan een bezoeker van de sporthal bij het netwerk van de praktijk?
Een multifunctioneel centrum brengt een school, een bibliotheek, een praktijk, de kinderopvang en verenigingen samen in één gebouw. De stichting die het beheert, regelt vaak ook het internet en de techniek. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Werkt de pas van een vertrokken huurder nog op de deur?
- Delen de kinderopvang en de bibliotheek één wifi-wachtwoord?
- Wie belt welke leverancier als het internet in het hele gebouw uitvalt?
- Weten jullie welke apparaten in het gebouw aan het internet hangen?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Eén gebouw, veel huurders, één netwerk
Bij de bouw van een MFC is er vaak één internetaansluiting gekomen, met wifi in het hele gebouw. Dat was handig en goedkoop. Maar elke huurder heeft andere gegevens. Een fysiotherapeut of huisarts werkt met medische dossiers, de kinderopvang met gegevens van kinderen, de sportclub met een ledenlijst. Zitten die allemaal op het netwerk van de bezoekers, dan kan een besmette laptop van een bezoeker bij de rest komen.
Beter is een eigen netwerk voor elke vaste huurder, en een apart netwerk voor bezoekers. Dat kan vaak met de apparatuur die er al is, als de leverancier het goed instelt.
Spreek in de huurafspraken af wie wat regelt. Levert de stichting het internet, of regelt elke huurder dat zelf? Wie belt de leverancier bij een storing? En wie mag bij de netwerkkast?
Toegang, techniek in het gebouw en leveranciers
In een MFC hangen toegangspassen, een alarm, camera's en een installatie voor verwarming en ventilatie. Die techniek is vaak met internet verbonden, zodat een installateur op afstand kan kijken. Elke leverancier heeft dan een eigen manier om in te loggen.
Huurders komen en gaan, en verenigingen wisselen van bestuur. Hun passen blijven dan soms jaren werken. Loop het toegangssysteem daarom geregeld na, en haal passen eruit van wie er niet meer komt.
Hangen er camera's in de hal of bij de ingang, dan gelden de regels voor cameratoezicht. Maak duidelijk dat er gefilmd wordt, en spreek af wie de beelden mag zien. Dat zijn vaak niet alle huurders.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een MFC-stichting
Geef elke huurder een eigen netwerk
Laat de leverancier een apart netwerk maken voor elke vaste huurder, en een netwerk voor bezoekers dat nergens anders bij kan.
Maak een lijst van leveranciers in het gebouw
Schrijf op wie het internet, het alarm, de toegangspassen, de camera's en de klimaatinstallatie levert. Zet erbij wie jullie bellen bij een storing en wie op afstand kan inloggen.
Haal oude passen uit het systeem
Loop twee keer per jaar het toegangssysteem na. Zet passen uit van huurders, vrijwilligers en bestuursleden die er niet meer zijn.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen het MFC gebruikt: het netwerk en de wifi, het toegangssysteem, de camera's, de techniek in het gebouw, het zaalrooster, de mail van het bestuur en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat er meerdere huurders zijn, vraagt de Checkup of bezoekers en huurders gescheiden netwerken hebben, en wie de standaardwachtwoorden van apparaten heeft veranderd. Hij vraagt ook welke leveranciers op afstand kunnen inloggen.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de stichting, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
De huurders regelen hun eigen computers. Waar gaat de Checkup dan over?
Over wat de stichting zelf regelt: het netwerk in het gebouw, de toegang, de camera's, de techniek en de eigen administratie. De computers van huurders vallen erbuiten.
Wij hebben alleen een sporthal, zonder andere huurders. Past deze pagina dan?
Ook dan zijn het netwerk, de passen en de techniek belangrijk. Kijk ook bij de stichting voor een zwembad, sporthal of clubhuis.
Heeft elke huurder een eigen netwerk nodig?
Voor huurders met gevoelige gegevens, zoals een praktijk of kinderopvang, is een eigen netwerk sterk aan te raden. Voor een vereniging die alleen een zaal huurt, is het bezoekersnetwerk vaak genoeg.
Wie van het MFC beantwoordt de vragen?
De beheerder van het gebouw of een bestuurslid van de stichting. Huurders hoeven niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een MFC-stichting, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van huurders en bezoekers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Stichting voor zwembad, sporthal of clubhuis · Dorpshuis · Buurtvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Zo werken wij