Waar is de kampmap met de medicijnen van zestig kinderen nu?
Een jeugdkamp is voor kinderen een hoogtepunt van de zomer. Voor de stichting is het een jaar voorbereiden, met inschrijvingen, leiding en ouders die willen weten hoe het gaat. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Is de kampmap van vorige zomer vernietigd, of ligt hij nog ergens?
- Staan er nog kampfoto's op de telefoons van de leiding?
- Kan het volgende kamp bij het inschrijfformulier, of staat het op het account van één vrijwilliger?
- Weten jullie wie van de leiding een VOG heeft ingeleverd, en wanneer?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Inschrijvingen en medische gegevens
Ouders schrijven hun kind in met een online formulier. Daarin staan naam, geboortedatum, adres, telefoonnummers van ouders, en vaak medische informatie: allergieën, medicijnen, een zwemdiploma of iets over gedrag. Informatie over de gezondheid van een kind valt onder de bijzondere persoonsgegevens uit de AVG.
Vraag alleen wat jullie op kamp nodig hebben. Op kamp gaat die informatie mee in een map of op een telefoon van de leiding. Na het kamp is die informatie niet meer nodig. Spreek af dat de kampmap na afloop wordt vernietigd, en dat jullie de gegevens van het formulier niet langer bewaren dan nodig.
Het inschrijfformulier en de lijst met inschrijvingen staan vaak op een account van de vrijwilliger die het ooit opzette. Zet ze op een account van de stichting, zodat het volgende kamp er ook bij kan.
Foto's voor ouders, de leiding en VOG's
Ouders willen tijdens het kamp foto's zien. Dat gaat via een blog, een fotoalbum of een groepsapp. Voor foto's van kinderen onder de 16 jaar is toestemming van de ouders nodig als jullie ze delen. Vraag dat bij de inschrijving, en zet foto's in een album dat alleen ouders kunnen openen.
De leiding bestaat vaak uit jonge vrijwilligers, die foto's maken met hun eigen telefoon. Spreek af dat ze die foto's na het kamp overzetten naar het album van de stichting en daarna van hun telefoon verwijderen.
Een stichting die met kinderen werkt, kan de leiding vragen om een VOG: een verklaring omtrent het gedrag. Veel kampen doen dat. Leg vast wie een VOG heeft ingeleverd en wanneer die is afgegeven.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie stichting kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een jeugdkamp
Vernietig medische gegevens na het kamp
Neem op kamp alleen de medische informatie mee die nodig is. Vernietig de kampmap na afloop, en verwijder de gegevens van het inschrijfformulier volgens een vaste termijn.
Zet foto's in een afgeschermd album
Vraag bij de inschrijving toestemming voor foto's. Zet foto's in een album dat alleen ouders van die week kunnen openen, en niet op openbare sociale media.
Haal oud-leiding uit systemen en groepsapps
Haal leiding die stopt na het kamp uit het inschrijfsysteem, het album en de groepsapps.
Waar de Checkup op let bij jullie stichting
De Checkup voor verenigingen en stichtingen vraagt welke systemen jullie gebruiken: het inschrijfformulier, de lijst met deelnemers, het fotoalbum of de blog, de groepsapps van de leiding en de ouders, de mail en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie met kinderen en gegevens over gezondheid werken, vraagt de Checkup waar medische informatie staat, hoe lang jullie die bewaren en hoe jullie toestemming voor foto's bijhouden.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de stichting, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn een scoutinggroep met een zomerkamp. Welke pagina past?
Kijk dan bij scouting. Deze pagina is voor stichtingen die vooral kampen organiseren, vaak met wisselende deelnemers per jaar.
Mag de leiding een groepsapp met ouders hebben?
Ja, maar laat een bestuurslid mede-beheerder zijn, en zet er geen medische informatie in. Na het kamp kan de groep weg.
Hoe lang mogen we inschrijfgegevens bewaren?
Alleen zolang jullie ze gebruiken. Gegevens om ouders voor het volgende jaar uit te nodigen, bewaren jullie alleen als zij dat goed vinden. Medische informatie kan na het kamp weg.
Wie van het kamp vult de Checkup in?
Een bestuurslid of de coördinator van de inschrijvingen. De leiding hoeft niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een jeugdkamp, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van kinderen en ouders, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Scouting · Speeltuinvereniging · Jongerenwerk · alle 113 soorten
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Een datalek: wat moet je doen, en wanneer meld je het?