Komt jullie meldnummer vannacht bij een vrijwilliger uit, of bij de voicemail?
Een dierenambulance draait dag en nacht op vrijwilligers: aan de telefoon, op de wagen en in de opvang. Als de telefoon niet werkt, komt er geen hulp. Met de +Z Checkup zien jullie wat goed geregeld is, en wat als eerste kan.
Even eerlijk
- Wanneer hebben jullie voor het laatst getest of het doorschakelen werkt?
- Wie neemt het meldnummer over als het uitvalt, en op welk nummer?
- Kan een vinder de telefoon uit de ambulance zomaar openen?
- Kan een vertrokken centralist nog in het meldsysteem?
Weten jullie het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Het meldnummer, de meldkamer en de ritten
Veel dierenambulances zijn aangesloten bij de Federatie Dierenambulances Nederland. Ze werken met vrijwilligers die meldingen aannemen en met de ambulance rijden. Het meldnummer wordt vaak doorgeschakeld naar de telefoon van wie dienst heeft, of komt binnen bij een meldkamer.
Gaat dat doorschakelen mis, of is het abonnement verlopen, dan hoort een melder alleen een voicemail. Test daarom geregeld of het nummer werkt, en spreek af wat er gebeurt als het uitvalt. Wie neemt dan over, en op welk nummer?
Bij elke melding noteren jullie naam, telefoonnummer en adres van de melder, en waar het dier is. Dat komt in een meldsysteem, een spreadsheet of een schrift in de wagen. Elke centralist een eigen inlog geeft overzicht, en een vertrokken vrijwilliger kan er dan niet meer in.
Telefoons in de wagen, foto's en de gemeente
In de ambulance ligt een telefoon of tablet met de ritten, adressen en telefoonnummers. Raakt die kwijt of wordt hij gestolen, dan liggen die gegevens op straat. Een code en versleuteling zorgen dat een vinder er niet in kan.
Een foto van een gevonden kat of hond op Facebook helpt om de eigenaar te vinden. Zet er dan niet het adres van de vinder bij, en ook niet het telefoonnummer van een vrijwilliger. Laat reacties via het nummer of het account van de dierenambulance lopen.
Vaak heeft de dierenambulance afspraken met de gemeente over gevonden en zwervende dieren. Bewaar die afspraken, en de lijsten die jullie aan de gemeente geven, op een plek van de organisatie.
De Checkup signaleert welke regels voor jullie organisatie kunnen gelden, maar is geen juridisch advies.
Drie eerste stappen voor een dierenambulance
Test het meldnummer en maak een uitvalplan
Bel het meldnummer elke maand een keer om te testen. Schrijf op wat jullie doen als het niet werkt: wie het overneemt en hoe melders dat horen.
Een eigen inlog voor elke centralist
Laat iedere vrijwilliger die meldingen aanneemt met een eigen account in het meldsysteem werken, niet met een gedeelde inlog.
Een code op de telefoon in de wagen
Zet een code op de telefoon of tablet in de ambulance, en zorg dat jullie hem op afstand kunnen wissen.
Waar de Checkup op let bij jullie dierenambulance
De Checkup vraagt welke systemen jullie gebruiken: het meldnummer en het doorschakelen, het meldsysteem of de rittenlijst, de telefoons in de wagens, de sociale media, de mail, het rooster en de bankrekening. Per systeem vragen we wie erbij kan en op wiens naam het staat.
Omdat jullie dag en nacht bereikbaar moeten zijn, vraagt de Checkup wat er gebeurt als telefoon of internet uitvalt, en wie dan wat doet. Over de zorg voor de dieren gaat de Checkup niet.
Het IT-plan zet dat om in kleine stappen voor een vrijwilliger, met handleidingen en voorbeeldmails. Het werk doen jullie zelf.
vanaf €45,38 p/m
+ €181,50 bij de start · inclusief btw
Exclusief btw: €37,50 p/m + €150 · 1 jaar vast, daarna flexibel
In een kwartier tot een uur beantwoordt een bestuurslid of vrijwilliger de vragen over de dierenambulance, en jullie hebben meteen een eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger jullie invullen, hoe beter het klopt. We kijken jullie plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar mee, ook als het bestuur wisselt.
Vragen over jullie situatie? Neem contact op.
Veelgestelde vragen
Wij zijn onderdeel van de Dierenbescherming. Is de Checkup dan voor ons?
Regelt de landelijke organisatie jullie IT, dan doet die de Checkup beter zelf. Zijn jullie een eigen stichting met eigen telefoon, accounts en bankrekening, dan past de Checkup bij jullie.
Moeten we gegevens van melders bewaren?
Alleen zolang dat nodig is, bijvoorbeeld om een eigenaar te vinden of een rit te verantwoorden. Spreek een termijn af en ruim daarna op.
Wat als de vrijwilliger met dienst geen bereik heeft?
Daarvoor is het uitvalplan. Bijvoorbeeld: na drie keer overgaan schakelt het nummer door naar een tweede vrijwilliger. Leg dat vast en test het.
Wie van de dierenambulance doet de Checkup?
Een coördinator of een bestuurslid. De vrijwilligers op de wagen hoeven niets in te vullen.
Deel het met het bestuur
Zit je zelf in het bestuur van een dierenambulance, of ken je iemand die erin zit? Stuur deze pagina door. Ook de vrijwilliger die de website of de ledenlijst bijhoudt, heeft er iets aan.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van melders en vrijwilligers, en het geeft het bestuur rust, ook als er een nieuw bestuur komt.
Ook interessant
Verwante verenigingen en stichtingen: Dierenasiel en dierenopvang · Kinderboerderij · Natuur- en milieuvereniging · alle 113 soorten
Lees ook:
Tweede inlogstap: de belangrijkste stap die je vandaag kunt zetten
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?