Wat betekent een datalek voor een cursist die net in Nederland is?
Een taalschool werkt met mensen die vaak net in Nederland zijn, met gegevens die gevoelig zijn. Met de +Z Checkup breng je je systemen en gegevens op orde, zodat cursisten en controleurs op je kunnen rekenen.
Even eerlijk
- Voor welke taken heb je het BSN van je cursisten nodig?
- Ziet een docent alleen zijn eigen groepen, of alle cursisten?
- Kun je bij een controle van Blik op Werk je administratie laten zien, ook na een storing?
- Staan verblijfsgegevens in mails of losse lijsten?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Cursisten, keurmerk en een administratie die klopt
In je administratie staan cursisten met naam, adres, geboortedatum, nationaliteit, soms een BSN en gegevens over hun verblijf. Daarnaast houd je aanwezigheid, toetsresultaten en betalingen bij. Voor wie net in Nederland is, kan een lek van zulke gegevens grote gevolgen hebben.
Wil je dat inburgeraars met een lening van DUO bij je kunnen betalen, dan heb je het keurmerk van Blik op Werk nodig. Blik op Werk kijkt onder meer naar je onderwijs, je financiën en je administratie. Een administratie die klopt en die je kunt laten zien, is dus belangrijk.
Docenten geven les in een lokaal en online. Cursisten sturen opdrachten via mail of een leeromgeving. Veel docenten werken als zzp'er met hun eigen laptop.
BSN, keurmerk en gegevens van nieuwkomers
- Keurmerk voor inburgering. Een inburgeraar kan zijn lening van DUO alleen gebruiken bij een school met het keurmerk inburgeren van Blik op Werk. Blik op Werk controleert ook je administratie. Bron: Blik op Werk.
- Het BSN. Je mag het BSN alleen gebruiken als een wet dat toestaat of voorschrijft. Bewaar het niet als je het niet nodig hebt, en scherm het af bij kopieën. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met je leveranciers. Draait je cursistadministratie of leeromgeving in de cloud, dan sluit je een verwerkersovereenkomst. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je taalschool
Bewaar alleen het BSN als het moet
Ga na voor welke taken je het BSN nodig hebt. Verwijder het waar het niet hoeft, en zet het niet in mails of losse lijsten.
Tweede inlogstap op je administratie en leeromgeving
Zet een tweede inlogstap op de cursistadministratie, de leeromgeving en de mail. Docenten krijgen een eigen login met alleen toegang tot hun eigen groepen.
Zorg dat je administratie te controleren is
Maak een back-up van je administratie en kijk of je hem terug kunt halen. Zo kun je bij een controle laten zien wat er is gebeurd, ook na een storing.
Hoe de Checkup rekening houdt met je taalschool
Je voegt je cursistadministratie, de leeromgeving en de mail toe aan de systemen. De Checkup vraagt per systeem wie erbij kan, ook docenten die als zzp'er werken.
Bij privacy geef je aan of je het BSN, kopieën van documenten of andere gevoelige gegevens bewaart. Daar krijg je dan gerichte vragen over: waar ze staan, wie erbij kan en hoe lang je ze houdt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je taalschool, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik een kopie van een verblijfsdocument bewaren?
Alleen als een wet dat vraagt of als het voor je taak nodig is. Bewaar het beveiligd en niet langer dan nodig. Twijfel je, vraag het na bij je keurmerkinstelling of een jurist.
Helpt de Checkup bij de controle van Blik op Werk?
De Checkup is geen keurmerk en vervangt de controle niet. Hij helpt wel om je administratie, back-ups en toegang op orde te hebben.
Onze docenten werken op hun eigen laptop. Mag dat?
Dat kan, met afspraken: een code op de laptop, updates aan en gegevens van cursisten in de leeromgeving, niet op de laptop zelf.
Wij geven ook taalles aan bedrijven. Verandert dat iets?
Dan krijg je ook gegevens van werkgevers en hun medewerkers. Spreek met het bedrijf af welke gegevens je krijgt en wat je terugmeldt.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een taalschool, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen taalschool? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cursisten, en het geeft de eigenaar rust.