Staan er behandelfoto's van klanten tussen je vakantiefoto's?
Je behandelt littekens, acne of overbeharing, en volgt de huid met foto's. De +Z Checkup kijkt naar wat dat vraagt van je IT.
Even eerlijk
- Kun je laten zien dat een klant toestemming gaf voor die voor-en-na-foto online?
- Ligt er in de behandelkamer een tablet zonder code?
- Wie werkt de computer van je laserapparaat bij?
- Logt je baliemedewerker in met het account van een behandelaar?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Foto's, behandelapparatuur en het dossier
Bij elke behandeling maak je foto's om het verloop te volgen. Die staan op een tablet, een camera of in je dossiersoftware. Ze laten soms gezicht of lichaam goed herkenbaar zien.
Laser- en lichtapparatuur heeft vaak een eigen computer, met instellingen per klant. In je agenda staan behandelingen die iets zeggen over iemands gezondheid of uiterlijk. En voor de vergoeding werk je met verwijzingen en zorgverzekeraars.
Foto's die in een gewone fotomap of op social media belanden, zijn het grootste risico. Maar ook een tablet zonder code in een behandelkamer, of een apparaat waarvan niemand weet wie het bijwerkt.
Huidtherapie, salons en de AVG
- Huidtherapeuten. Een huidtherapeut is zorgaanbieder. Voor jouw praktijk gelden NEN 7510, 7512 en 7513, en het dossier bewaar je minstens 20 jaar na de laatste wijziging. Bron: Besluit elektronische gegevensverwerking door zorgaanbieders, Rijksoverheid.
- Salons met medische behandelingen. Of de zorgregels voor je salon gelden, hangt af van wat je doet en wie het doet. Twijfel je, vraag het dan je brancheorganisatie. De AVG geldt in elk geval: een huidaandoening op een foto of klantkaart is een gezondheidsgegeven. Dat leg je alleen vast als een uitzondering geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Foto's online. Een herkenbare foto is een persoonsgegeven. Voor je een voor-en-na-foto op je site of social media zet, heb je toestemming nodig die je later kunt terugvinden. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je praktijk of salon
Behandelfoto's alleen in het dossier
Maak foto's met een tablet van de praktijk en zet ze direct in het dossier. Geen behandelfoto's in de gewone fotomap van een telefoon, en geen back-up naar een privé-cloud.
Leg toestemming voor foto's vast
Vraag schriftelijk of je een foto voor je site of social media mag gebruiken, en noteer het antwoord. Trekt iemand de toestemming in, haal de foto dan weg.
Een eigen login per behandelaar
Iedere behandelaar en elke medewerker aan de balie logt in met een eigen account in je agenda en dossier. Gaat iemand weg, dan zet je dat account op de laatste werkdag uit.
Hoe de Checkup rekening houdt met je praktijk of salon
Een huidtherapeut kiest Zorg. Een salon kiest Persoonlijke verzorging (kapper, schoonheid), en daarna Schoonheidssalon of nagelstudio. Doe je allebei, dan kies je beide. Je laser- of lichtapparatuur geef je op als apparatuur met internet.
Kies je de salon, dan vraagt de Checkup of je allergieën of huidproblemen op de klantkaart noteert. Kies je zorg, dan volgen vragen over wie welke dossiers kan openen, en drie vragen over NEN 7510. In beide gevallen geef je bij privacy aan dat je gezondheidsgegevens bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je praktijk of salon, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik voor-en-na-foto's in mijn portfolio gebruiken?
Alleen met toestemming die je kunt laten zien. Maak de foto zo dat iemand niet herkenbaar is als dat kan, en haal hem weg als je klant dat vraagt.
Mijn laser heeft een eigen computer. Moet ik daar iets mee?
Ja. Vraag de leverancier wie hem bijwerkt en of hij op afstand meekijkt. De Checkup vraagt of apparaten met internet apart op het netwerk zitten.
Een klant wil haar foto's laten verwijderen. Kan dat?
Een salon kan foto's meestal verwijderen op verzoek. Een huidtherapeut bewaart een dossier, maar een cliënt mag vragen het te vernietigen. Dat doe je dan, tenzij een wet of een groot belang van een ander zich verzet. De Checkup vraagt of je zulke verzoeken kunt afhandelen.
Wat als mijn tablet met foto's gestolen wordt?
Dan wil je dat hij op slot zit en op afstand te wissen is. Is iemand bij de foto's gekomen, dan is het een datalek. De Checkup vraagt of je weet wat je dan doet.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een huidtherapiepraktijk, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen huidtherapiepraktijk? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.