Weet je welke systemen van de baan zijn en welke van de club?
Een golfbaan is vaak een bedrijf en een club tegelijk. De exploitant beheert de baan, de leden hebben hun eigen vereniging. Met de +Z Checkup zie je welke systemen van wie zijn en hoe je ze beschermt.
Even eerlijk
- Wie beheert de beregening en de robotmaaiers, en hoe komen ze aan internet?
- Wat gebeurt er met handicaps als iemand een account in je baansysteem overneemt?
- Kan het clubbestuur bij de klantgegevens van het bedrijf, en andersom?
- Hoe lang bewaar je de beelden van de camera bij de afslagplaats?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Starttijden, leden en handicaps
Golfers reserveren een starttijd online of in een app. Gasten betalen een greenfee, leden spelen op hun abonnement. Het baansysteem houdt bij wie wanneer speelt, en is gekoppeld aan de ledenadministratie en de kassa in het clubhuis.
Handicaps en lidmaatschappen lopen via de golffederatie, de NGF. Veel baansystemen zijn daaraan gekoppeld. Een fout of een gehackt account raakt dan niet alleen je eigen baan.
Op de baan zelf staan steeds meer apparaten met internet: de beregening, robotmaaiers, golfkarren met GPS en camera's bij de afslagplaats. Die worden vaak door de greenkeeper of een leverancier beheerd.
Exploitant en club: wie beheert wat
Op veel banen bestaat er naast de exploitant een golfclub of vereniging van leden. Die heeft een eigen bestuur, soms een eigen website en een eigen ledenlijst. Het is goed om vast te leggen welke systemen van het bedrijf zijn en welke van de club, en wie bij welke gegevens kan.
De gegevens van leden en gasten vallen onder de AVG. Gebruik je een baansysteem in de cloud, dan sluit je een verwerkersovereenkomst met de leverancier. Stuur je nieuwsbrieven, dan mogen leden en gasten die eerder speelden zich makkelijk afmelden.
Camera's bij het clubhuis, de parkeerplaats of de driving range meld je met een bord. Bewaar de beelden niet langer dan nodig, en leg vast hoe lang. Is er iets gebeurd, dan bewaar je de beelden van dat moment tot het is afgehandeld.
Drie eerste stappen voor je golfbaan
Leg vast welke systemen van de baan en welke van de club zijn
Maak een lijst van de systemen: baanreserveringen, ledenadministratie, kassa, website en mail. Zet erbij wie de eigenaar is en wie erbij kan. Spreek met de club af wat er gebeurt als iemand stopt.
Tweede inlogstap op het baansysteem
Zet een tweede inlogstap op het reserveringssysteem en de koppeling met de federatie. Medewerkers aan de balie krijgen ieder een eigen login.
Haal de beregening en maaiers van het kantoornetwerk
Zet de besturing van de beregening, robotmaaiers en camera's op een eigen netwerk. Verander de standaardwachtwoorden, en spreek af hoe de leverancier op afstand inlogt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je golfbaan
Je voegt je baansysteem, de ledenadministratie en de kassa van het clubhuis toe. Per systeem vraagt de Checkup op wiens naam het staat. Dat helpt om het verschil tussen baan en club helder te krijgen.
Voor de beregening, maaiers en andere apparaten met internet vraagt hij naar een eigen netwerk en wie er op afstand bij kan. Bij privacy geef je aan welke gegevens van leden en gasten je bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je golfbaan, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Onze leden hebben een eigen vereniging. Moet die ook de Checkup doen?
Dat kan, met de Checkup voor verenigingen. Voor de baan zelf vul je deze in. Het helpt als beide weten welke systemen ze delen.
De koppeling met de NGF regelt onze softwareleverancier. Moet ik daar iets mee?
Je hoeft het niet zelf te bouwen. Wel wil je weten wie er toegang heeft en wat er gebeurt als de leverancier stopt. Daar krijg je een voorbeeldmail voor.
Is een robotmaaier wel een IT-risico?
Een klein risico, maar hij hangt aan internet en heeft een app. Een standaardwachtwoord op zo'n apparaat is een open deur naar de rest van je netwerk.
Wie vult de Checkup in bij een golfbaan?
Meestal de manager of eigenaar van de baan. Die kan met de greenkeeper en de horeca nagaan wat zij gebruiken.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een golfbaan, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen golfbaan? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leden en gasten, en het geeft de eigenaar rust.