Hoeveel foto's van paspoorten staan er op je telefoon?
Fietsverhuur lijkt eenvoudig: fiets mee, fiets terug. Maar achter de balie draaien een verhuursysteem, een betaalautomaat en steeds vaker apps voor sloten en GPS. Met de +Z Checkup breng je dat op orde.
Even eerlijk
- Wie kan met de app van je sloten een fiets openen?
- Ziet een medewerker die gestopt is nog waar je e-bikes rijden?
- Staan de updates van de balie-computer bij voor de eerste drukke dag van het voorjaar?
- Hoe lang bewaar je waar je klanten gefietst hebben?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Verhuursysteem, borg en fietsen die zeggen waar ze zijn
In je verhuursysteem staan reserveringen, de fietsen en wie welke fiets mee heeft. Klanten boeken online of bij de balie. Op drukke dagen in het voorjaar moet dat snel gaan, met een rij voor de deur.
Voor de borg vragen veel verhuurders een creditcard, een bedrag via de pin of een identiteitsbewijs. Juist dat laatste is gevoelig. Een kopie of foto van een paspoort hoort niet in een la of op een telefoon.
Dure e-bikes krijgen een GPS-tracker of een slot met een app. Daarmee zie je waar een fiets is. Dat helpt bij diefstal, maar je ziet ook waar je klant fietst. Daar horen afspraken bij.
Identiteitsbewijzen, locatie en je klanten
- Geen kopie van het identiteitsbewijs. Een kopie van een identiteitsbewijs maak je alleen als een wet dat vraagt. Voor het verhuren van een fiets is dat niet zo. Je mag het wel bekijken, en een andere borg vragen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Locatie van klanten. Waar iemand fietst, is een persoonsgegeven. Vertel klanten dat de fiets een tracker heeft en waarvoor je die gebruikt. Bekijk de locatie alleen als daar een reden voor is, zoals diefstal of een fiets die niet terugkomt. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met de leverancier. Staan reserveringen en locaties in de cloud bij je leverancier, dan sluit je een verwerkersovereenkomst. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je fietsverhuur
Stop met kopieën van identiteitsbewijzen
Vraag als borg een pinbedrag of creditcard, of bekijk het identiteitsbewijs zonder kopie. Verwijder oude foto's en scans uit de verhuurmap, je telefoon en je mail.
Tweede inlogstap op de apps van sloten en trackers
Wie in de app van je sloten of trackers komt, kan fietsen openen of volgen. Zet er een tweede inlogstap op, en geef medewerkers een eigen login.
Zet updates aan op het verhuursysteem en de balie-computer
Laat de computer aan de balie en de tablets automatisch updaten. Controleer voor het voorjaar of alles bijgewerkt is.
Hoe de Checkup rekening houdt met je fietsverhuur
Je voegt je verhuursysteem en de apps van je sloten of trackers toe aan de lijst met systemen. Per systeem wil de Checkup weten wie het gebruikt en of een tweede inlogstap aanstaat.
Bij privacy geef je aan welke gegevens je bewaart, zoals een kopie van een identiteitsbewijs of locaties van fietsen. Daar krijg je dan gerichte stappen over. Werk je met een kassa en pinautomaat, dan vraagt hij ook of die apart van de wifi voor klanten staan.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je fietsverhuur, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Mag ik een paspoort als borg houden?
Liever niet. Een paspoort is van de overheid, en zonder kan je klant in de problemen komen. Vraag een pinbedrag of creditcard als borg.
Ik wil zien waar mijn e-bikes zijn. Mag dat?
Dat mag als je het vooraf meldt en een goede reden hebt, zoals diefstal voorkomen. Kijk niet zomaar mee waar een klant fietst.
Wij verhuren ook aan groepen en hotels. Verandert dat iets?
Je hebt dan vaak lijsten met namen van deelnemers. Bewaar die niet langer dan nodig, en deel ze niet verder dan nodig.
Wat als het verhuursysteem uitvalt op een drukke dag?
Houd een papieren lijst klaar om fietsen op te noteren. In je plan kan een stap staan om dat voor te bereiden.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een fietsverhuur, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen fietsverhuur? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.