Wie kan de kaartteksten van je klanten van vorig jaar nog lezen?
Een bloemist kent het lief en leed van klanten: rouwwerk, felicitaties, een verrassing. Met de +Z Checkup zie je hoe je die bestellingen en gegevens netjes regelt.
Even eerlijk
- Staan er na Moederdag nog bezorgadressen op de telefoon van je bijbaner?
- Werken je bijbaners met een eigen login in je bestelportaal?
- Wie houdt op Moederdag al je bestelkanalen in de gaten?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Bestellingen van overal, bezorgd op een adres
Bestellingen komen binnen aan de toonbank, telefonisch, via je eigen webshop en via een netwerk van bloemisten, zoals Fleurop. Elk kanaal heeft een eigen portaal of app. Iemand moet ze allemaal in de gaten houden, ook op drukke dagen als Moederdag.
Bij elke bezorging hoort een naam, een adres en vaak een kaartje. Daarop staat soms iets heel persoonlijks, of een condoleance. Bij rouwwerk werk je samen met een uitvaartonderneming, en weet je van een overlijden voordat het algemeen bekend is.
De bezorger heeft een lijst of een app met adressen. Is dat een eigen telefoon van een bijbaner, dan staan die adressen na de bezorging nog steeds op dat toestel.
Klantgegevens, rouwwerk en je bestelportalen
- Kaartteksten zijn persoonsgegevens (AVG). Een tekst op een kaartje zegt iets over mensen. Bewaar zulke teksten niet langer dan nodig. Je hebt ze na de bezorging meestal niet meer nodig, behalve als er een klacht komt. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Afspraken met een bestelnetwerk. Ben je aangesloten bij een netwerk, dan werk je in hun systeem met een eigen login. Lees wat het netwerk vraagt over beveiliging en over het bewaren van gegevens van klanten. Wie in je winkel mag inloggen, beslis jij. Bron: voorwaarden van je bestelnetwerk.
- Je branchevereniging. De Koninklijke Vereniging Bloemist Winkeliers (VBW) is de brancheorganisatie voor bloemisten. Daar kun je terecht met vragen over je bedrijfsvoering. Bron: VBW.
Drie eerste stappen voor je bloemenwinkel
Geef iedereen een eigen login in het bestelportaal
Laat medewerkers en bijbaners met een eigen account werken in je webshop en het portaal van je bestelnetwerk. Na hun laatste werkdag zet je dat account uit.
Ruim oude kaartteksten op
Spreek af hoe lang je kaartteksten en bezorgadressen bewaart, bijvoorbeeld een paar maanden voor klachten. Daarna verwijder je ze uit je systeem en je mail.
Een bezorgtelefoon van de zaak
Laat bezorgers werken met een telefoon of app van de winkel in plaats van met hun eigen toestel. Dan blijven de adressen bij de zaak.
Hoe de Checkup rekening houdt met je bloemenwinkel
Je kiest als branche Retail of webshop, en daarna Winkel of Webshop. Je kassa, webshop en het portaal van je bestelnetwerk vink je aan of voeg je toe. Per systeem vraagt de Checkup op wiens naam het staat, en wie erbij kan.
Werken er bijbaners of tijdelijke krachten, dan krijg je vragen over eigen logins en wat er gebeurt als iemand stopt. Bij apparaten vraagt de Checkup of telefoons van de zaak zijn of van medewerkers. Bij privacy noem je de bezorgadressen en kaartteksten.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bloemenwinkel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik ben aangesloten bij Fleurop. Regelt Fleurop dan mijn IT?
Het netwerk regelt zijn eigen systeem. Jouw kassa, je mail, je webshop en je computers regel je zelf. En jij bepaalt wie er in de winkel inlogt op het portaal.
Moet ik kaartteksten bewaren?
Alleen zo lang als je ze nodig hebt, bijvoorbeeld voor een klacht. Kies een termijn en houd je daaraan.
Mijn bezorger is een scholier met een eigen telefoon. Mag dat?
Dat mag, maar maak afspraken. Laat de bezorglijst na de route verwijderen, of werk met een app waarin de adressen niet op de telefoon blijven staan.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bloemenwinkel, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bloemenwinkel? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en de mensen die ze verrassen, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Delicatessen- en kaaswinkel · Webshop · Winkel · alle 187 branches
Lees ook:
Een medewerker vertrekt: wat doe je met de accounts?