Waar blijft de adreslijst voor de kerstpakketten na december?
Een speciaalzaak verkoopt in de winkel, online en aan bedrijven. Met de +Z Checkup zie je hoe die drie stromen samenkomen in je IT, en waar het eerst beter moet.
Even eerlijk
- Weet je webshop dat je net het laatste stuk oude kaas verkocht?
- Wie bel je als de webshop vlak voor de feestdagen niet werkt?
- Hoe controleert je bezorger de leeftijd bij een fles wijn?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Winkel, webshop en relatiegeschenken
Je kassa en je webshop delen vaak dezelfde voorraad en prijzen. Verkoop je in de winkel het laatste stuk oude kaas, dan moet de webshop dat ook weten. Gaat die koppeling mis, dan verkoop je iets wat je niet meer hebt.
In november komen de bedrijven met hun kerstpakketten. Ze sturen een spreadsheet met namen en thuisadressen van hun personeel. Die lijst gaat vaak rond per mail, ook naar de bezorger. Dat zijn gegevens van mensen die jou niet kennen.
Verse producten online verkopen vraagt om snelle bezorging. Je werkt met een vervoerder of eigen bezorgers, met een app of portaal. Ook daar staan namen, adressen en telefoonnummers in.
Alcohol online, adreslijsten en voedselinformatie
- Wijn of bier in je webshop. Verkoop je alcohol op afstand, dan controleer je de leeftijd twee keer: bij het bestellen en bij het afleveren. Je legt in een vaste werkwijze vast hoe je dat doet. Dat raakt je webshop en je bezorgers. Bron: Ondernemersplein, leeftijdscontrole bij verkoop op afstand.
- Adreslijsten van zakelijke klanten (AVG). Krijg je van een bedrijf een lijst met adressen van personeel, dan gebruik je die alleen voor die levering. Spreek af hoe je de lijst ontvangt en wanneer je hem weggooit. Bij grote opdrachten kan het bedrijf een verwerkersovereenkomst vragen: een contract over hoe je met die gegevens omgaat. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Allergenen, ook online. Ook bij verkoop via je webshop moet de koper de verplichte voedselinformatie, zoals allergenen, voor de aankoop kunnen zien. Houd je productteksten dus net zo goed bij als je etiketten. Bron: Verordening (EU) 1169/2011, artikel 14.
Drie eerste stappen voor je speciaalzaak
Deel adreslijsten niet meer als bijlage
Vraag bedrijven om de adressen voor kerstpakketten via een gedeelde map met een wachtwoord of een beveiligde link te sturen. Gooi de lijst weg als de pakketten bezorgd zijn.
Tweede inlogstap op je webshop
Zet een tweede inlogstap op het beheer van je webshop, je betaalprovider en je mail. Daar komt het geld van je online verkoop binnen.
Weet wie je webshop beheert
Schrijf op wie de webshop gebouwd heeft, wie de updates doet en waar het contract staat. Dan weet je wie je belt als de shop vlak voor de feestdagen niet werkt.
Wat de Checkup vraagt aan een speciaalzaak
Als branche kies je Retail of webshop. Heb je een winkel met een webshop, dan vink je beide systemen aan: je kassa en je webshop, en ook je betaalprovider en je vervoerder. De Checkup kijkt of die op naam van je zaak staan en of ze een tweede inlogstap hebben.
Bij privacy geef je aan welke gegevens je hebt, zoals adressen van klanten en lijsten van zakelijke klanten. Hoe lang je die bewaart, is een van de vragen. Werk je met een bouwer of beheerder voor je webshop, dan krijg je ook vragen over afspraken en opzegtermijnen.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je delicatessen- of kaaswinkel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik verkoop alleen wijn als cadeau in een pakket. Moet ik dan ook de leeftijd controleren?
Verkoop je alcohol op afstand, dan gelden de regels voor leeftijdscontrole. Twijfel je of je pakket daaronder valt, kijk dan op Ondernemersplein of vraag het na bij je gemeente. De Checkup is geen juridisch advies.
Een bedrijf mailt me elk jaar de adressen van zijn personeel. Wat moet ik doen?
Gebruik de lijst alleen voor de levering, bewaar hem op één plek en gooi hem daarna weg. Stel het bedrijf voor om de lijst voortaan veilig te delen in plaats van als bijlage.
Mijn webshop is gemaakt door een neef. Is dat een risico?
Niet per se, maar maak afspraken. Staat de webshop op jouw naam? Wie doet de updates? En kun je verder als hij er geen tijd meer voor heeft?
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een delicatessen- of kaaswinkel, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen delicatessen- of kaaswinkel? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Webshop · Bakkerij · Bloemist · alle 187 branches
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?