Wat blijft er achter op je computers na een DigiD-sessie?
Een bibliotheek is een open huis, ook digitaal. Iedereen mag je computers en je wifi gebruiken. Met de +Z Checkup houd je die openheid veilig, voor bezoekers en voor je eigen systemen.
Even eerlijk
- Hoe lang bewaar je wat je leners lenen?
- Wie kan in het gedeelde bibliotheeksysteem jouw leners zien?
- Ligt er nog een belastingaangifte in de printer?
- Weten je vrijwilligers dat ze nooit zelf inloggen met de DigiD van een bezoeker?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Openbare computers, leners en de digitale overheid
Bezoekers gebruiken je computers voor van alles: een sollicitatiebrief, een aanvraag bij de gemeente of de belastingaangifte. Veel bibliotheken hebben een Informatiepunt Digitale Overheid, waar mensen hulp krijgen bij DigiD en overheidssites. Na zo'n sessie mag er niets achterblijven: geen ingelogde account, geen download en geen bestand in de printer.
In het bibliotheeksysteem staan je leners: naam, adres, geboortedatum en wat ze lenen. Wat iemand leest, kan veel over hem zeggen. Veel bibliotheken delen dat systeem met andere bibliotheken. Dat betekent dat je afspraken nodig hebt over wie wat kan zien.
Daarnaast zijn er de selfservice-automaten, de wifi voor bezoekers, de scanner en de printer, en vrijwilligers die meehelpen bij cursussen en het spreekuur. Veel van die apparaten staan in de openbare ruimte.
Leners, bezoekers en wie helpt
Wat iemand leent, is een persoonsgegeven, en soms een gevoelig gegeven. Bewaar de leengeschiedenis niet langer dan nodig, en laat alleen de medewerkers die het voor hun werk nodig hebben erbij.
Helpen vrijwilligers of medewerkers bezoekers bij DigiD of overheidssites, dan kijken ze mee in persoonlijke zaken. Spreek af dat ze nooit zelf inloggen met de gegevens van een bezoeker, en dat ze niets noteren of bewaren.
Het bibliotheeksysteem, de selfservice en de wifi worden vaak door anderen beheerd: een landelijke organisatie, een provinciale ondersteuner of een leverancier. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is, met een verwerkersovereenkomst waar nodig.
Drie eerste stappen voor je bibliotheek
Laat openbare computers na elke sessie leeg beginnen
Zorg dat de computers voor bezoekers na het afmelden of na een herstart alle gegevens wissen: inloggen, downloads, geschiedenis en printopdrachten. Vraag je leverancier hoe dat bij jullie is ingesteld.
Houd openbare computers en wifi los van kantoor
Zet de computers en de wifi voor bezoekers op een netwerk waar ze niet bij het bibliotheeksysteem of de kantoorcomputers kunnen.
Leg vast welke leverancier wat beheert
Maak een overzicht van wie het bibliotheeksysteem, de selfservice, de wifi en de computers beheert. Zet erbij wie je belt bij een storing.
Hoe de Checkup rekening houdt met je bibliotheek
Je geeft aan welke systemen de bibliotheek gebruikt, en welke door een andere partij worden beheerd. De Checkup vraagt per systeem wie de eigenaar is, wie erbij kan en wie je belt bij uitval.
Kies je bij de vraag waar je werkt Op de zaak, dan wil hij ook weten of bezoekers via de wifi of de openbare computers bij je eigen systemen kunnen komen. Werken er vrijwilligers mee, dan vraagt hij hoe hun toegang begint en stopt.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je bibliotheek, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ons bibliotheeksysteem wordt landelijk geregeld. Wat blijft er voor ons over?
Nog best veel: je eigen computers en wifi, de accounts van je medewerkers, de openbare computers en de afspraken met vrijwilligers. Daar gaat het plan over.
Mag een vrijwilliger inloggen met de DigiD van een bezoeker?
Nee. De bezoeker logt zelf in. De vrijwilliger kijkt mee en legt uit, maar typt geen wachtwoorden en bewaart niets.
Hoe lang mogen we bewaren wat iemand leende?
Niet langer dan nodig voor het lenen en terugbrengen. Bewaar je het langer, bijvoorbeeld om tips te geven, vraag de lener dan of hij dat wil.
Wij zijn een stichting. Waarom staat deze pagina bij de branches?
Een bibliotheek werkt met betaalde medewerkers, een directie en vaak een groot gebouw. De Checkup voor bedrijven past daar meestal beter bij dan die voor verenigingen.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een bibliotheek, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen bibliotheek? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van leners en bezoekers, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Museum · Dorpshuis · Opleidingsinstituut · alle 187 branches
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?
Als je IT-leverancier stopt: kun je morgen door?