Waar je merkt dat de grip ontbreekt
- Je weet niet precies wat je IT per jaar kost, of waar het geld heen gaat.
- Prijzen en verlengingen zijn een voldongen feit: de factuur komt gewoon.
- Je tekent offertes en voorstellen die je maar half begrijpt.
- Een systeem kost jou of je mensen veel tijd aan beheer en gedoe.
- Alles hangt aan één persoon, of aan één leverancier.
- Je weet niet goed waar je kwetsbaar bent, en wat je eraan doet.
Wat grip op IT is
- Overzicht. Je systemen, je leveranciers en je contracten op één pagina, met de kosten erbij.
- Zicht op je risico's. Waar je kwetsbaar bent, in je systemen en in je werkwijze, en wat je ertegen doet.
- Grip op de kosten. Weten wat je betaalt en wat het oplevert. Abonnementen opzeggen, verkleinen of juist uitbreiden, en de kosten bespreken vóór een verlenging.
- Zelf beslissen. Een voorstel van je leverancier kunnen beoordelen, en weten welke vragen je stelt.
- Niet afhankelijk van één persoon. Wat in één hoofd zit, staat ook op papier.
Grip betekent niet dat je alles zelf doet. Het betekent dat jij weet wat er gebeurt, en dat jij kiest.
Zo krijg je grip met de +Z Checkup
De Checkup brengt eerst twee dingen in kaart:
- Je systemen op een rij. Welke programma's en apparaten je gebruikt, wie ze beheert, waar je gegevens staan en wat er gebeurt als een systeem uitvalt.
- Je werkwijze. Hoe je organisatie werkt: wie waar bij kan, wat er gebeurt als iemand vertrekt of ziek is, wie betalingen goedkeurt, hoe je thuiswerkt en wat je met je leveranciers hebt afgesproken.
Per systeem en per werkwijze kijken we wat er mis kan gaan. Kun je doorwerken? Houd je je gegevens? Wie kan erbij? Kloppen je gegevens? Die risico's staan in je plan, met wat je ertegen doet.
De Checkup vraagt ook naar grip: of je goede beslissingen over IT kunt nemen, of je offertes begrijpt, of je het gesprek met je leverancier kunt voeren, en wat je systemen kosten aan tijd en geld. Bedragen hoef je niet in te vullen.
- Je beantwoordt in eigen tempo de vragen over je organisatie. Je hebt geen IT-kennis nodig. "Weet ik niet" is ook een goed antwoord.
- Je krijgt meteen je eigen IT-plan: waar je kwetsbaar bent, hoe groot het risico is en de maatregelen ertegen, in kleine stappen op volgorde van belang. Wat al goed gaat, zie je ook.
- We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen.
- Bij elke stap zie je wie het doet, wat het oplevert en hoeveel tijd en geld het kost. Veel stappen doe je zelf, met uitleg voor het systeem dat jij gebruikt. Ligt een stap bij je IT-leverancier, dan staat er een mail klaar die vraagt wat de mogelijkheden zijn en wat ze kosten.
- Je vinkt af wat klaar is en ziet dat je vooruitgaat. Verandert er iets, dan past je plan zich aan.
Wil je bij grote keuzes iemand naast je die je organisatie kent? Dan past Checkup met raadgever of een Sparringpartner. Overstappen kan altijd.
Lees ook: IT-check · IT-raadgever · Offertes van IT-leveranciers vergelijken · Wat kost IT voor een klein bedrijf?.