Kan een gast in je proeflokaal via de wifi bij je kassa?
Een wijngaard is landbouw, productie, winkel en soms horeca tegelijk. Met de +Z Checkup houd je de registraties, de webshop en de wifi voor bezoekers op orde.
Even eerlijk
- Staat je kelderadministratie ergens met een kopie, of alleen in één spreadsheet?
- Klopt je opgave nog als de laptop met je oogstboek kapotgaat?
- Wie kan in je webshop bestellingen en prijzen aanpassen?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Registraties, verkoop en bezoekers
Wie wijn maakt, houdt veel bij: de oogst per perceel, wat er in elk vat zit, wat er gebotteld is en wat er verkocht wordt. Dat kan in een oogstboek of kelderboek, maar steeds vaker in een programma of spreadsheet.
Je verkoopt in het proeflokaal, via een webshop en aan horeca. Bezoekers komen voor rondleidingen en proeverijen, en verwachten wifi. Een kassa met pin staat in hetzelfde gebouw als je kantoorcomputer.
Raakt je kelderadministratie kwijt, dan klopt je opgave niet meer. Zit de wifi voor bezoekers op hetzelfde netwerk als je kassa, dan kan een gast in principe bij je systemen.
Wijnregistratie, accijns en online verkoop
- Registratie en productieopgave. Als wijnproducent sta je geregistreerd bij RVO en geef je jaarlijks je productie op. Je administratie bewaar je vijf jaar. Bron: RVO: wijn, registreren en productieopgave.
- Accijns. Over wijn betaal je accijns. Hoe dat voor jou werkt, hangt af van je situatie. De Belastingdienst geeft er uitleg over.
- Online verkoop van alcohol. Verkoop je wijn online, dan controleer je de leeftijd van de koper, bij de bestelling en bij de bezorging. Zo vraagt de Alcoholwet het.
Drie eerste stappen voor je wijngaard
Zet proeverijgasten op een eigen netwerk
Bezoekers van proeverijen en rondleidingen krijgen een eigen netwerk, los van je kassa en je kantoorcomputer.
Bewaar je kelderadministratie met een kopie
Je oogst-, kelder- en flessenboek staan op een vaste plek met een automatische reservekopie. Zo heb je ze vijf jaar terug als RVO erom vraagt.
Tweede inlogstap op je webshop
Het beheer van je webshop, je betaalprovider en je mail krijgen een tweede inlogstap. Een buitgemaakt wachtwoord is dan niet genoeg om bestellingen of uitbetalingen te verleggen.
Waar de Checkup op let bij een wijngaard of wijnmakerij
Je kiest als branche Voedsel en landbouw, of Horeca en recreatie als proeverijen en bezoek de hoofdzaak zijn. Je kelderadministratie, je webshop en je kassa voeg je toe als systemen. De Checkup vraagt of er een kopie is buiten de computer zelf.
Ontvang je bezoekers, dan vraagt de Checkup of gasten op hetzelfde netwerk kunnen als je werkcomputers. Bij privacy geef je aan welke klantgegevens je bewaart, bijvoorbeeld van een wijnclub of nieuwsbrief.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je wijngaard, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik houd mijn kelderboek op papier bij. Volstaat dat?
Ja, papier is toegestaan. Leg wel elke maand een scan vast in je zakelijke omgeving, dan ben je bij brand of lekkage niet alles kwijt.
Ik heb een wijnclub met leden die elk jaar bestellen. Hoe ga ik met hun gegevens om?
Bewaar hun gegevens in je webshop of klantprogramma, niet in losse lijsten in je mail. Sluit met dat platform een verwerkersovereenkomst.
Hoe controleer ik de leeftijd bij online verkoop?
Bij de bestelling en bij de bezorging. Spreek met je bezorger af hoe hij dat doet. De Checkup kijkt naar de systemen erachter, niet naar de wet zelf.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een wijngaard of wijnmakerij, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen wijngaard of wijnmakerij? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.