Weet je welke bril klaarligt als je winkelsoftware vandaag uitvalt?
In je winkel meet je ogen en verkoop je brillen en lenzen. De +Z Checkup kijkt naar allebei: je meetapparatuur en klantdossiers, en je kassa en webshop.
Even eerlijk
- Krijgt de computer bij je meetapparatuur nog updates?
- Hangt die meetcomputer op hetzelfde netwerk als je kassa?
- Logt iedereen aan de balie in met dezelfde login?
- Kun je de meetwaarden van je klanten zelf downloaden?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Meetapparatuur, klantdossiers en de winkel
Achter in de winkel staat apparatuur voor de oogmeting, vaak met een eigen computer. Daarin komen de meetwaarden van je klanten. In je winkelsoftware staan het klantdossier, de bestellingen bij leveranciers en vaak een herinnering voor de volgende controle.
Voorin draait je zaak als winkel: een kassa, een pin, misschien een webshop voor lenzen en lensvloeistof. Dure monturen liggen in de vitrine, dus er hangen vaak camera's.
Valt je winkelsoftware uit, dan weet je niet welke bril klaarligt, en welke sterkte een klant heeft. En een meetcomputer die al jaren geen updates krijgt, zit vaak gewoon op hetzelfde netwerk als je kassa.
Oogmetingen en AVG: wat geldt voor je optiekzaak
- Oogmetingen zijn gezondheidsgegevens. Een sterkte of de uitkomst van een oogmeting zegt iets over iemands gezondheid. Volgens de AVG zijn dat bijzondere persoonsgegevens, die extra bescherming nodig hebben. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Leveranciers van je software. Bewaart de leverancier van je winkelsoftware of webshop gegevens van klanten voor je, dan sluit je een verwerkersovereenkomst: een contract over wat die partij ermee mag. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Camera's in de winkel. Hang je camera's op, dan meld je dat met een bord. Je bewaart de beelden niet langer dan nodig, en je legt vast wie ze mag bekijken. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Kaartbetalingen. Neem je betalingen met een pas aan, aan de kassa of in je webshop, dan gelden de regels voor kaartbetalingen (PCI DSS). Meestal regelt je betaalprovider het grootste deel. Bron: PCI Security Standards Council.
Drie eerste stappen voor je optiekzaak
Geef de meetcomputer een eigen plek op het netwerk
Zet je meetapparatuur niet op het wifi voor klanten en niet naast je kassa. Vraag de leverancier of de computer nog updates krijgt, en wie er op afstand bij kan.
Bekijk wie klantdossiers kan openen
Iedere medewerker krijgt een eigen login in je winkelsoftware, met alleen de rechten die nodig zijn. Een gedeelde login aan de balie verdwijnt.
Vraag je leverancier om een eigen kopie
Kun je klantdossiers en meetwaarden zelf downloaden? Dan kun je verder bij een storing, en neem je ze mee als je overstapt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je optiekzaak
Bij de branche kun je meer dan één keuze maken. Kies bijvoorbeeld Retail of webshop voor je winkel, en Zorg als je oogmetingen doet. Je winkelsoftware voeg je toe als branchepakket. Je meetapparatuur geef je op als apparatuur met internet.
Heb je een kassa of pinautomaat, dan vraagt de Checkup of die op een apart netwerk zit en of de standaardwachtwoorden zijn veranderd. Bij camera's vraagt hij naar het wachtwoord, het bord en hoe lang je de beelden bewaart. Bij privacy geef je aan dat je gezondheidsgegevens bewaart.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je optiekzaak, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Ik ben ook optometrist. Verandert dat iets?
Meet je meer dan de sterkte, bijvoorbeeld de oogdruk, of maak je foto's van het netvlies, dan bewaar je meer medische gegevens. Kies dan ook Zorg als branche. Dan krijg je vragen over wie dossiers kan openen.
Mijn lenzen verkoop ik ook online. Telt dat mee?
Ja. Je webshop klik je aan bij je systemen. De Checkup vraagt dan onder meer wie er beheerder is, en of je je gegevens kunt meenemen als je overstapt.
Mag ik klanten een herinnering sturen voor hun volgende oogmeting?
Dat hangt af van wat je met je klant afsprak. Leg vast waarvoor je de gegevens gebruikt. Stuur je ook reclame, dan gelden er extra regels. De Checkup vraagt of je nieuwsbrieven of marketingmails stuurt.
Hoe lang mag ik camerabeelden bewaren?
Bewaar de beelden niet langer dan nodig, en leg vast hoe lang. Is er iets gebeurd, dan bewaar je de beelden van dat moment tot het is afgehandeld.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een optiekzaak: oogmetingen, klantdossiers en kassa, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen optiekzaak: oogmetingen, klantdossiers en kassa? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten, en het geeft de eigenaar rust.