Verkoop je met die tweedehands laptop ook de foto's van de vorige eigenaar?
Een kringloopbedrijf werkt met betaalde krachten, vrijwilligers en mensen met een traject, en neemt spullen in die soms nog gegevens bevatten. Met de +Z Checkup zie je waar dat om aandacht vraagt.
Even eerlijk
- Wie wist de usb-sticks die mensen bij je inleveren?
- Wie kan de afspraken over begeleiding van trajectdeelnemers lezen?
- Wat zeg je bij de inname tegen iemand die een oude telefoon brengt?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Ingeleverde apparaten, veel handen en online verkoop
Mensen brengen laptops, telefoons, fotocamera's en usb-sticks. Daar staan nog foto's, documenten en wachtwoorden op. Verkoop je zo'n apparaat zonder het te wissen, dan verkoop je ook de gegevens van de vorige eigenaar.
In de winkel werken betaalde krachten, vrijwilligers en mensen die via de gemeente een werk- of leertraject volgen. Over die laatste groep heb je soms gevoelige informatie, zoals afspraken over begeleiding. Die hoort niet in een gedeelde map waar iedereen bij kan.
Steeds meer kringloopwinkels verkopen ook online, via een eigen webshop of een advertentiesite. Het account daarvoor staat vaak op naam van één medewerker.
Gegevens op spullen, deelnemers en je branchevereniging
- Gegevens op ingeleverde apparaten (AVG). Neem je apparaten in, spreek dan af wat je met de gegevens doet: wissen voor de verkoop, of het apparaat laten recyclen. Vertel mensen bij de inname dat ze hun gegevens zelf eerst moeten wissen. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
- Gegevens over deelnemers aan een traject. Informatie over begeleiding of gezondheid van deelnemers is gevoelig. Bewaar die alleen op een plek waar de begeleiders bij kunnen, en deel niet meer met de gemeente dan nodig is. Bron: AVG, artikel 9 (bijzondere persoonsgegevens).
- Branchevereniging Kringloop Nederland. De BKN is de branchevereniging voor kringloopbedrijven, met een eigen keurmerk. Daar vind je informatie over de afspraken in de sector. Bron: BKN.
Drie eerste stappen voor je kringloopwinkel
Wis elk apparaat voor de verkoop
Maak een vaste werkwijze voor ingeleverde laptops, telefoons en usb-sticks: terug naar fabrieksinstellingen of veilig wissen, of anders naar de recycling. Leg vast wie dat doet.
Zet gegevens over deelnemers apart
Bewaar informatie over deelnemers aan een traject in een aparte map waar alleen de begeleiders bij kunnen. Niet in de gedeelde map van de winkel.
Webshop en advertenties op naam van de winkel
Zet je webshop en advertentie-accounts op een mailadres van de winkel, met een tweede inlogstap. Dan blijven ze van de zaak als een medewerker vertrekt.
Hoe de Checkup rekening houdt met je kringloopwinkel
Als branche kies je Retail of webshop, en dan Winkel. Ben je een stichting, dan kun je ook de Checkup voor verenigingen en stichtingen doen. Je kassa, je webshop en je advertentie-accounts vink je aan of voeg je toe.
Bij privacy geef je aan welke gegevens je hebt, ook over deelnemers aan een traject. De Checkup vraagt wie bij die gegevens kan. Bij apparaten kijkt hij hoe je oude apparaten afvoert, en dat geldt dan ook voor de spullen die mensen bij je inleveren.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je kringloopwinkel, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Moeten we elke ingeleverde laptop wissen?
Als je hem verkoopt, ja. Kun je dat niet goed doen, laat hem dan recyclen. Spreek één werkwijze af, zodat niemand het per apparaat zelf beslist.
Wij zijn een stichting met een winkel. Welke Checkup past?
Allebei kan. Werk je vooral als winkel met personeel, dan past deze pagina. Draait het op vrijwilligers en een bestuur, kijk dan ook bij de Checkup voor verenigingen en stichtingen.
Vrijwilligers gebruiken samen één kassalogin. Is dat erg?
Je ziet dan niet wie wat deed. Geef liever iedereen een eigen login, of in elk geval per dagdeel een vaste verantwoordelijke.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een kringloopbedrijf, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen kringloopbedrijf? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van klanten en mensen die spullen brengen, en het geeft de eigenaar rust.
Ook interessant
Verwante branches: Checkup voor verenigingen en stichtingen · Witgoed- en elektronicawinkel · Winkel · alle 187 branches
Lees ook:
Privacy (AVG) voor een klein bedrijf: wat is passend?