Wie in je centrum kan een certificaat maken of veranderen?
Je leidt mensen op voor werk op zee en in de haven, en je certificaten moeten kloppen. Met de +Z Checkup zorg je dat je simulatoren, cursistgegevens en registraties op orde zijn.
Even eerlijk
- Wat gebeurt er met je trainingen als een virus de simulator stillegt?
- Waar staan paspoortnummers en medische verklaringen van cursisten?
- Heeft een vertrokken docent nog toegang tot de leeromgeving?
Weet je het niet zeker? Daar is de Checkup voor.
Simulatoren, cursisten en certificaten
Een maritiem trainingscentrum werkt met simulatoren voor brug, machinekamer of kraan, met computers die samen een netwerk vormen. Daarnaast geef je praktijktrainingen, zoals veiligheid en overleven op zee, en theorie in een leeromgeving.
Van cursisten bewaar je namen, geboortedata, paspoortnummers en soms medische verklaringen. Na de training geef je een certificaat uit, en voor sommige trainingen registreer je de cursist in een database van een internationale organisatie.
Kan iemand certificaten maken of veranderen, dan ondermijnt dat je naam en de veiligheid op zee. Valt je simulator uit door een virus, dan gaan trainingen niet door.
Certificaten, registraties en gegevens van cursisten
- Maritieme certificaten. Veel trainingen horen bij het STCW-verdrag van de IMO over opleiding en certificering van zeevarenden. Je administratie van wie wat heeft gehaald, moet kloppen en jaren terug te vinden zijn.
- Registratie bij GWO. Geef je trainingen volgens de standaard van de Global Wind Organisation, dan registreer je cursisten in hun database, WINDA. Werkgevers controleren daar of een certificaat geldig is.
- Gegevens van cursisten (AVG). Paspoortnummers en medische gegevens bescherm je extra. Bewaar alleen wat je nodig hebt. Bron: Autoriteit Persoonsgegevens.
Drie eerste stappen voor je trainingscentrum
Beperk wie certificaten kan uitgeven
Alleen wie het mag, kan certificaten maken of registreren, met een eigen account en een tweede inlogstap.
Zet simulatoren op een eigen netwerk
De computers van je simulatoren zitten apart van kantoor en van de wifi voor cursisten.
Bewaar paspoort- en medische gegevens afgeschermd
Kopieën van paspoorten en medische verklaringen staan op een plek waar alleen de goede mensen bij kunnen, en je ruimt ze op als ze niet meer nodig zijn.
Waar de Checkup op let bij een maritiem trainingscentrum
Als branche kies je Onderwijs, bijles of opleidingen en daarna Opleidingen of trainingen voor volwassenen. Je leeromgeving, je cursistenadministratie en je simulatoren voeg je toe als systemen. De Checkup vraagt wie beheerder is en hoe lang je zonder kunt.
Zitten cursisten op hetzelfde netwerk als je werkcomputers? Ook dat vraagt de Checkup. Onder privacy vul je in welke cursistgegevens je bewaart, bijvoorbeeld kopieën van paspoorten.
vanaf €37,50 p/m
+ €150 bij de start · 1 jaar vast, daarna flexibel · exclusief btw
In een kwartier tot een uur beantwoord je vragen over je trainingscentrum, en je hebt meteen je eigen IT-plan. Hoe zorgvuldiger je invult, hoe beter het klopt. We kijken je plan na en scherpen het aan waar nodig, binnen 5 werkdagen. Daarna groeit het een jaar met je mee, met handleidingen en een voorbeeldmail voor je IT-leverancier.
Liever een vaste raadgever die met je meedenkt? Plan een kennismaking.
Veelgestelde vragen
Onze simulator wordt beheerd door de leverancier. Wat moet ik zelf doen?
Afspreken hoe en wanneer de leverancier op afstand inlogt, en zorgen dat de simulator apart zit van je andere netwerken.
Moeten we paspoortkopieën van cursisten bewaren?
Alleen als dat nodig is, bijvoorbeeld voor een registratie of certificaat. Bewaar ze afgeschermd en niet langer dan nodig.
Hoe voorkom ik valse certificaten?
Door weinig mensen de rechten te geven om certificaten uit te geven, met een tweede inlogstap, en door ontvangers een manier te geven om te controleren.
Deel het met wie erover gaat
Werk je bij een maritieme opleidings- of trainingscentrum, maar ben je niet de eigenaar? Stuur deze pagina door naar de eigenaar of je leidinggevende. Ken je iemand met een eigen maritieme opleidings- of trainingscentrum? Deel het dan ook.
IT op orde is ook in jouw belang. Het beschermt de gegevens van cursisten, en het geeft de eigenaar rust.